Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gérer les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:
Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.

Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.

Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées de calendrier. Coordonne la soumission au système central de planification et fait office de personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'étudiants et de diplômés.

Organiser des opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêt, l'évaluation des cours et des résidences, ainsi que la programmation et la surveillance des examens. Préparer les emplois du temps et programmer les réservations de salles pour l'unité. Préparer les calendriers et réserver les examens pour l'unité.

Gérer les comptes de l'unité. Préparer des budgets ou des propositions budgétaires. Contrôler et rapprocher divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. Veille à ce que les frais de scolarité et les autres frais des étudiants soient correctement évalués. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.

Coordonner la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels départementaux et les rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages web. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.

Utiliser divers logiciels. Maintenir des systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Tient à jour les systèmes de classement et organise l'archivage.

Recevoir et filtrer les appels téléphoniques. Fournir des informations aux visiteurs, déterminer le motif de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires

Filtrer et trier le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répond aux demandes dans son domaine de compétence. Prend note des actions requises et assure le suivi.

La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d'être accomplies par un employé dont le poste a été associé à la présente description d'emploi générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM