Executive Assistant - Montréal, Canada - Bird Construction

Bird Construction

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Executive Assistant

Là où grandit la grandeur

Les plus grandes réalisations de l'histoire naissent de la grandeur inhérente aux individus là où le potentiel humain rejoint la vision, et où la passion alimente l'évolution. Libérer ce potentiel est la chose la plus importante que nous faisons chez Bird.

En tant que leader dans le domaine de la construction au Canada depuis plus de 100 ans, l'impact de notre équipe est profondément ancré au cœur de notre héritage. Au-delà de Bird, cet impact se ressent dans les aspects fondamentaux de notre vie quotidienne. De l'infrastructure critique dont nous dépendons, à l'énergie et aux ressources qui nous maintiennent en mouvement nous alimentons nos communautés et façonnons les horizons d'un bout à l'autre du Canada. Enracinée dans les fondements d'une culture construite il y a plus d'un siècle, persiste une quête inébranlable pour réinventer ce qui est possible. Notre impact est plus grand que jamais, et nous recherchons ceux qui aspirent à redéfinir leur histoire.

Nous sommes une équipe dynamique de plus de 5 000 personnes aux compétences, antécédents et domaines d'expertise variés. Cette diversité tant dans les individus que dans les opportunités est l'un des aspects les plus remarquables de la construction de votre carrière chez Bird. Chaque trajectoire est différente. Chez Bird, vous tenez le stylo et écrivez votre histoire. En libérant votre potentiel, vous êtes entouré d'une équipe qui vous soutient à chaque étape.

Faites partie de notre équipe, où nous sommes fiers de la qualité de notre travail, de la manière dont nous nous traitons mutuellement et avec nos partenaires. Vous construirez une carrière et des relations durables basées sur le respect, la collaboration et une approche axée sur les solutions. Bird est un endroit où vous libérerez votre potentiel et atteindrez vos objectifs.

Reporting to the Vice President, Executive Assistant ensures office functions are completed efficiently and effectively and all internal and external stakeholder expectations are met by following bird's promise and core values.

This position is based in Montreal.

What you will be working on:

- Serve as the front desk point of contact, handling incoming calls and managing deliveries.
- Maintain a welcoming and professional reception area.
- Procure office supplies, manage inventory, and track costs to ensure budget compliance.
- Arrange travel plans, including flights, accommodations, and itineraries for executives attending meetings, conferences, or other business events.
- Arrange for services such as couriers, office supplies, business cards, cell phones, etc.
- Prepare and monitor annual office expense budget including approval of invoices.
- Manage the company vehicles assigned for use by the office staff including bookings, parking arrangements and regular maintenance (if applicable).
- Plan and coordinate special events such as the annual Christmas party.
- Manage all corporate events originating from the Montreal office.
- Support area team building activities.
- Prepare and monitor annual office expense budget including approval of invoices.
- Collaborate with the executive team on various administrative tasks and projects.
- Responsible for the renewal of subscriptions (i.e ACRGTQ, ACQ, CEGQ, AMQ, CDA)
- Responsible for maintaining good records of operating construction licenses (i.e., RBQ) and external partnership agreements
- Assist with insurance renewal, legal affairs and corporate matters

What we are looking for:

- 5+ years' experience in the capacity of Executive Assistant
- Proficiency with Microsoft Office Suite (including, Excel, Word, Outlook) required
- Proven ability to demonstrate high level of confidentiality, including tact and discretion in preparing, disclosing and handling information of a sensitive nature
- Ability to forge, grow and maintain positive relationships both internal and externally
- Ability to manage multiple priorities simultaneously and meet the time demands of unpredictable activities; capable of handling pressure and challenges in a dynamic business environment
- Ability to work within tight deadlines and prioritization of work to achieve them
- Strong analytical, critical thinking, troubleshooting, problem-solving skills, and a high degree of accuracy and attention to detail
- Highly developed interpersonal, communication, and organizational skills
- Ability to work collaboratively with a positive attitude
- Superior written and verbal communication skills
- Supportive of a culture that encompasses the highest ethical standards aligned with the Company Promise
- Familiarity with licensing requirements in the construction industry, such as RBQ and CCQ

LA SÉCURITÉ EST NOTRE PRIORITÉ

Un environnement de travail sain et sécuritaire est un principe non négociable. Nous créons une culture de sécurité opérationnelle et psychologique par l'entremise de l'engagemen