Donor Logistics Administrator - Pointe-Claire, Canada - Fondation de l'Hôpital Général du Lakeshore / Lakeshore General Hospital Foundation

Description

(Description en français plus bas)

**Donor Logistics Administrator (Mat Leave Replacement)**
**Full time position (35 hours)**

**Job Brief**

**Responsibilities**
- Responsible for accurate donor gift data entry in Raiser's Edge NXT software.
- Prepare deposits of cash and checks received and deposit it at the bank
- Process credit card transactions as well as PayPal, Zeffy, BBMS, Canada Helps, Benevity, and Donate-a-car donations made through third party platforms.
- Process Gift in Kind donations
- Prepare monthly EFT batch of recurring donations, updating lists as required
- Database management: update donor profiles, ensure proper coding, create funds, appeals and other record types as required. Enter tributes and family information, record and manage pledge payment notifications.
- Ensure letters and tax receipts are sent in a timely manner
- Provide information and donation forms (e.g., memorial or in honour) to families and businesses upon request
- Ensure memorial and in honour gift notifications are sent in a timely manner
- Ensure chapel and birthing centre plaques are prepared and up to date for donor recognition
- Regularly reconcile payments received with Events Manager
- Support the Controller during the year and especially at year-end audit time
- Produce required reports for Managing Director and Controller
- Provide support for Foundation team colleagues as needed
- Train volunteers pertaining to letter mailing, deposit preparation and credit card processing

**Requirements**:

- Exceptional customer service skills required. You must be a friendly, mature person with the ability to listen and respond to donors' concerns with a positive attitude.
- Confidentiality, maturity, diplomacy and discretion is a must.
- Experience with Raiser's Edge NXT (or similar) database software an asset
- Proficient in English and French, both written and spoken
- Knowledge of Microsoft Office essential
- Familiarity with import tools an asset
- Non-profit experience an asset

**Skills**
- Ability to work autonomously, as well as part of a team
- Excellent communication skills
- Highly organized with attention to detail
- Resourceful, proactive
- Access to a car and valid Driver's Licence

**To apply**:
Please send your presentation letter and resume before February 28.

- **Administrateur des dons (Remplacement de congé de maternité)**
**Poste à temps plein (35h/semaine)**

**Description du poste**
Nous recherchons une personne très minutieuse pour occuper le poste d'administrateur des dons. Sous la supervision de la comptable, votre rôle est de gérer la logistique des dons et la base de données des donateurs, tout en maintenant une excellente relation avec les donateurs par téléphone et par courriel.

**Responsabilités**
- Relations avec les donateurs : interaction quotidienne avec les donateurs par téléphone et par courriel.
- Entrer avec précision les données relatives aux dons dans le logiciel Raiser's Edge NXT.
- Préparer les dépôts des espèces et des chèques reçus et les déposer à la banque.
- Traiter les transactions par carte de crédit ainsi que les dons effectués par le biais de plateformes tierces telles que PayPal, Zeffy, BBMS, Canadons, Benevity et Donate-a-car.
- Traiter les dons en nature.
- Préparer un envoi mensuel de dons récurrents par TEF, en mettant à jour les listes au besoin.
- Gestion de la base de données : mettre à jour les profils des donateurs, assurer un codage adéquat, créer des fonds, des demandes et d'autres types de fichiers lorsque nécessaire. Saisir des informations sur les hommages et les familles, enregistrer et gérer les notifications de paiement des promesses de dons.
- Envoyer les lettres et les reçus officiels en temps voulu.
- Fournir sur demande des informations et des formulaires de don (par exemple, en mémoire ou en l'honneur) aux familles et aux entreprises.
- Envoyer les notifications de dons commémoratifs et en l'honneur de personnes dans un délai raisonnable.
- Préparer et mettre à jour les plaques de la chapelle et du centre des naissances pour la reconnaissance des donateurs.
- Rapprocher régulièrement les paiements reçus avec la responsable des événements.
- Servir de comptable de soutien pendant l'année et surtout au moment de l'audit de fin d'année.
- Produire les rapports requis pour la directrice générale et la comptable.
- Fournir un soutien aux collègues de l'équipe de la Fondation au besoin.
- Former les bénévoles à l'envoi de lettres, à la préparation des dépôts et au traitement des cartes de crédit

**Exigences**
- Des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle sont requises. Vous devez être une personne aimable et mature, capable d'écouter et de répondre aux préoccupations des donateurs de manière positive.
- La confidentialité, la maturité, la