Secrétaire - Service Des Communications, Affaires - Joliette, Canada - Ville de Joliette

Ville de Joliette

Verified Company

Joliette, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description**:
Salaire : 24,21 $ à 33,90 $ / heure.

Horaire de travail : 34 heures / semaine.

Poste permanent conditionnel à une période d'essai du titulaire du poste

**Tâches | Secrétariat des communications**
- Procurer un soutien administratif et clérical au service des Communications, affaires publiques et relations avec les citoyens.
- Assurer le suivi et le traitement administratif des factures et des feuilles de temps des membres de l'équipe;
- Assister l'équipe des Communications, affaires publiques et relations avec les citoyens lors de l'organisation et de la tenue de divers événements (réservation de salle, préparation des lieux et des documents, accueil des invités, réservation de photographes, etc.).
- Effectuer la revue de presse hebdomadaire;
- Gérer l'inventaire et la distribution des articles promotionnels de la Ville;
- Planifier et diffuser les communiqués de presse aux médias et aux partenaires;
- Soutenir la préparation de documents à l'intention des membres du conseil municipal (mémoires, ordre du jour et études pour les commissions, etc.);
- Gérer la boite courriel Communications, affaires publiques et relations avec les citoyens;
- Offrir au besoin un soutien afin de répondre aux demandes des citoyens transmises via les médias de la ville;
- S'assurer de l'uniformité des productions (présence du logo, charte graphique, etc.) et effectuer la révision linguistique de documents;
- Mettre en place des outils de suivis facilitant le fonctionnement et la reddition de compte des activités du service;
- Effectuer tout autre travail connexe demandé par son supérieur

**Tâches | Guichet unique**
- Accueillir et répond aux citoyens à l'accueil, par téléphone ou par clavardage lors de périodes plus achalandées ou lors d'absence d'un agent de services aux citoyens;
- Recevoir, prendre les messages et les acheminer aux personnes et aux services municipaux concernés et en assurer le suivi;
- Recevoir toutes les requêtes (suggestions, questions, plaintes, etc.) adressées à la Ville, les inscrire à l'intérieur de registres et de logiciels. Selon la nature et l'urgence, traiter les demandes, les acheminer ou les transmettre aux personnes concernées à l'intérieur des différents services municipaux;
- Préparer et imprimer les rapports statistiques demandés par le supérieur immédiat;
- Assurer la bonne disposition de la documentation du Bureau du citoyen sur les présentoirs et les babillards et voir à leur mise à jour tout en respectant les normes appliquées;
- Voir à maintenir ses connaissances à jour en ce qui concerne l'administration municipale et ses principaux règlements municipaux;
- Assurer un soutien auprès de son supérieur immédiat et des membres de l'équipe.

**Compétences générales**:

- DEP ou DEC en secrétariat ou bureautique;
- Expérience en comptabilité et service à la clientèle;
- Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite (grammaire et orthographe);
- Orienté service et expérience citoyens (clients);
- Maîtrise de la suite Office;
- Bonne compréhension du fonctionnement d'un service d'accueil des citoyens, un atout;
- Expérience en milieu municipal, un atout ;

**APTITUDES**
- Capacité de travailler en équipe et avec le public;
- Rigueur et sens de l'initiative;
- Bonne capacité d'adaptation;
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
- Polyvalence et capacité de gestion des priorités;
- Faire preuve d'empathie, de discernement, de calme, de tact et de courtoisie.