Administrative Officer - Montréal, Canada - McGill University

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Montréal, Canada

1 month ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

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Résumé du poste:
Relevant directement du directeur de l'administration et des opérations de l'Institut neurologique de Montréal, l'agent administratif est chargé d'assister le directeur dans les opérations administratives et financières quotidiennes de l'unité.

Responsabilités principales:
- Développer et maintenir un calendrier de production principal pour toutes les activités du portefeuille administratif du Neuro pour les finances, les RH, les installations, la TI et l'administration. Travailler avec l'équipe administrative du Neuro pour assurer l'exactitude et la mise à jour des activités au sein de l'administration du Neuro.- Développer et mettre en œuvre des structures, des processus et des systèmes d'archivage.- Tenir le directeur de l'administration et des opérations au courant de toutes les activités et identifier tout problème lié à la prestation des services administratifs.- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de politiques et de nouvelles initiatives qui soutiennent le mandat et l'orientation stratégique du Neuro.- Analyser les problèmes administratifs, déterminer la marche à suivre et fournir des conseils sur la résolution des problèmes.- Gérer toutes les bourses cliniques et de recherche du Neuro en collaboration avec le bureau des finances de l'INM et le CUSM.- Planifier les réunions, les événements spéciaux, y compris la logistique, les invitations, la restauration et tout l'équipement et le matériel nécessaires.- Analyser tous les contrats d'approvisionnement pour le Neuro et faire des recommandations. Tenir un registre détaillé de tous les contrats d'approvisionnement du Neuro et assurer un suivi approprié auprès de tous les intervenants concernés. Identifier les problèmes et fournir des conseils sur les contrats de consultation et les contrats de service du Neuro. Assurer un suivi approprié avec toutes les parties prenantes, y compris les services d'approvisionnement. Agir en tant que contact principal au sein de l'administration pour tous les contrats de conseil et de service.- Participer à la planification budgétaire pour les budgets des projets du Neuro (y compris FCI, JELF et autres) et faire des recommandations pour approbation par le directeur de l'administration. S'assurer que tous les budgets de projet du bureau de gestion de projet sont exacts et à jour avant de les soumettre au directeur de l'administration. Rencontrer les IP et les chercheurs pour s'assurer que les obligations financières sont claires et comprises.- Effectuer les tâches liées à la gestion des fonds de recherche ainsi que toute autre tâche assignée par le directeur, Administration et opérations.- Préparer des rapports financiers pour les dons philanthropiques et s'assurer que les sources de financement sont utilisées.- Se tenir au courant de la politique et des procédures de l'université.- Collaborer avec l'équipe administrative à la planification, la création, la mise en œuvre et l'évaluation des enquêtes. Analyser les résultats des enquêtes et faire des recommandations pour améliorer les services administratifs du Neuro.- Travailler sur des projets spéciaux, en collaboration avec le directeur de l'administration et des opérations.- Fournir un soutien d'appoint au sein de l'équipe de soutien administratif du Neuro.- Effectuer d'autres activités pour soutenir l'équipe de soutien administratif du Neuro.- Planifier, préparer l'ordre du jour et assurer le suivi des points d'action pour les réunions de fonctionnement du Neuro ainsi que pour d'autres réunions.- Rassembler des données pour créer des présentations en collaboration avec le directeur, Administration et opérations.

Autres compétences et/ou aptitudes requises- Excellente connaissance de la comptabilité et de la gestion financière. Une expérience de travail avec des subventions de recherche est un atout.- Expérience de l'exécution de fonctions financières et administratives pour des subventions de recherche.- Capacité démontrée à préparer des rapports financiers professionnels détaillés. De solides compétences en matière de rapports sont requises.-
- Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes.- Orienté service, avec d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle et la capacité d'établir rapidement des relations de travail productives.- Solides compétences en gestion de projet requises.- Compétences organisationnelles éprouvées avec une capacité à effectuer plusieurs tâches, à établir des pr
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