Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l'appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l'admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l'exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité et recommander des changements de procédure afin d'améliorer le fonctionnement de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d'explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire; Établir et vérifier des dossiers; Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.- Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l'Université et des échéances. Selon les besoins de l'unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un fichier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Surveille et rapproche divers comptes, états et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. S'assurer que les frais de scolarité et autres frais d'étudiants sont correctement évalués. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.- Établir des statistiques et des rapports. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication; assurer notamment la mise à jour des pages web. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l'exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Signer certains documents.- Utilise une variété de logiciels. Entretient les systèmes d'information informatisés et participe à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes ressources en informatique selon les besoins. Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs. Tient à jour les systèmes de classement et prend des dispositions pour l'archivage.
- La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et non une liste c