Agent(e) administratif(ve), Projets et Contrôle des documents - Montreal, Canada - AFRY

    AFRY
    AFRY Montreal, Canada

    2 weeks ago

    Default job background
    Full time
    Description
  • Fournir du soutien administratif à l'équipe d'ingénierie;
  • Effectuer les corrections, la mise en page et l'assemblage électronique de divers documents d'ingénierie;
  • Réaliser la coordination et la transmission aux clients et fournisseurs de l'information lors des projets;
  • Effectuer la liaison avec les clients et les fournisseurs;
  • Mener des recherches pour préparer les présentations et la documentation pour les réunions;
  • Prendre des notes lors de réunions et synthétiser l'information en listes d'actions importantes;
  • Recevoir, cataloguer et stocker des copies électroniques de tous les dessins techniques, les rapports et les informations connexes de manière ordonnée, conformément aux politiques et procédures;
  • Travailler avec précision pour s'assurer que tous les documents électroniques sont exacts et facilement accessibles;
  • Répondre en temps opportun aux demandes de récupération d'informations, de recherches d'informations et de demandes générales d'assistance émanant du personnel du projet et des différents départements;
  • Effectuer les mises à jour de l'information avec précision;

  • Provide administrative support services to the engineering team;
  • Correction, layout and electronic assembly of various engineering documents;
  • Coordinate / Expedite client and vendor information during projects;
  • Liaison with client and suppliers;
  • Conduct research to prepare presentations and documents for meetings;
  • Take notes at meetings and group them into action lists;
  • Receive, catalog and store electronic copies of all technical drawings, reports and related information in an orderly manner, in accordance with policies and procedures;
  • Work with precision to ensure that all electronic documents are accurate and easily accessible;
  • Responds in a timely manner to requests for information retrieval, information retrieval and general requests for assistance from project / department staff;
  • Updates information accurately.

    • Qualifications

  • 1-3 années d'expérience dans un poste similaire;
  • Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en techniques de la documentation (tout autre combinaison d'études et d'expérience pertinente sera considérée);
  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et divers systèmes de base de données (ex : Access);
  • Bon jugement et habiletés en résolution de problèmes;
  • Orienté sur les détails et les résultats.
  • Fortes compétences interpersonnelles et en communication;
  • Français et anglais (à l'oral et à l'écrit).

  • 1-3 years' experience in a similar position;
  • College diploma with specialization in Documentation technology (any other combination of diplomas and experience will be considered);
  • Strong experience with Word, Excel, PowerPoint and assorted Database systems (ex: Access);
  • Problem solving skills;
  • Details and results oriented.
  • Strong interpersonal and communication skills.
  • French and English (speaking and writing).