Adjoint Administratif ou Adjointe Administrative - Anjou, Canada - Les Halles d'Anjou

Description

**Description d'emploi**

**Titre du poste**
Adjoint administratif ou adjointe administrative

**Supérieur(e) immédiat(e)**
Gestionnaire immobilier ou gestionnaire immobilière

**Résumé des principales fonctions du poste**

Le ou la titulaire s'acquitte des fonctions de réceptionniste et de commis comptable. Il ou elle fournit des services de soutien administratif au gestionnaire immobilier, gère les comptes à recevoir des propriétés allouées, et gère les comptes fournisseurs jusqu'à l'étape de l'expédition des chèques.

**Fonctions et responsabilités**
**Généralités**
- Répondre cordialement et efficacement aux appels téléphoniques et aux clients, locataires et fournisseurs se présentant au bureau administratif et acheminer les messages aux personnes concernées.
- Ouvrir le courrier et redistribuer celui-ci aux personnes concernées.
- Rejoindre les fournisseurs pour appel de service à la demande du gestionnaire ou du gérant des opérations.
- Produire et envoyer toutes correspondances avec les locataires par courriel, lettres, mémos, etc.
- Communiquer avec les fournisseurs afin de maintenir à jour le dossier d'assurance de chaque fournisseur et le certificat de conformité à la CNESST.
- Collecter et tenir à jour les preuves d'assurances des locataires conformément aux baux.
- Maintenir à jour la liste des marchands et des contacts.
- Envoyer les factures d'ajustements annuelles aux locataires.
- Classer les documents

**Administration**
- Préparer les documents demandés par le gestionnaire immobilier (tableau, rapport, etc.).
- Préparer et envoyer le sommaire des heures des employés du bureau concerné au service de la paie.
- Rédiger les contrats annuels (Déneigement, conciergerie, paysagement).
- Saisir les données à la préparation des budgets annuels.
- Gérer la petite caisse et effectuer les remboursements.
- Rédiger les rapports d'incident et les acheminer à l'assureur.
- Assister le gestionnaire immobilier dans l'exercice de ses fonctions.
- Assister le gérant des opérations dans l'exercice de ses fonctions administratives.

**Comptabilité**
- Vérifier les augmentations des loyers prévues et procéder à toutes les étapes de la facturation du début de mois et de la fermeture de mois.
- Gérer la réception des paiements de loyer et effectuer les dépôts.
- Faire le suivi des comptes à recevoir et faire la collection des loyers et toutes autres sommes dues par les locataires selon les politiques établies et mettre à jour avec commentaires l'âge des comptes.
- Envoyer les états des charges, nouveaux provisionnels et les états de compte aux locataires.
- Collecter et entrer les ventes dans le logiciel comptable.
- Effectuer la facturation des loyers à pourcentage selon les baux et faire l'entrée dans le logiciel comptable.
- Répondre aux questions des locataires concernant la facturation (loyer, ajustement annuel, électricité, loyer à pourcentage).
- Effectuer la facturation des sous-compteurs électriques mensuellement ou périodiquement selon les baux et entrer les factures dans le logiciel comptable.
- Effectuer la refacturation aux locataires des travaux ou réparations effectuées pour eux.
- Faire le suivi pour le paiement des T/I dus aux locataires.
- Faire le suivi des locations temporaires.
- Ouvrir les nouveaux fournisseurs, faire la demande et le suivi des documents nécessaires pour ceux-ci (preuve d'assurances, CNESST, vérification au CIDREQ).
- Créer et compléter les bons de commandes avec les documents qui s'y rapportent (description et codification des dépenses).
- Procéder l'entrée des factures.
- Procéder l'entrée des nouveaux provisionnels dans le logiciel comptable.
- Procéder mensuellement à toutes les tâches d'ouverture et de fermeture de mois incluant la liste des courus.
- Répondre aux diverses demandes de suivis de paiements en provenance des fournisseurs.
- Produire et faire signer les quittances.

**Qualités**
- Certificat en administration de bureau et/ou en comptabilité d'un établissement d'enseignement reconnu et de deux à cinq années d'expérience connexe.

**Heures de travail**
- De 8h30 à 17h du lundi au vendredi

**Profil des compétences**

**Savoir**
- Connaissance de la comptabilité de base.
- Notion de débit / crédit.
- Connaissance du vocabulaire comptable.
- Fonctionnement des comptes comptables.
- Calcul de solde.
- Notion de la facturation et gestion de celle-ci.
- Modalité de conservation des factures.
- Connaissance de l'anglais.
- Connaissance du vocabulaire commercial.

**Savoir-faire**
- Capacité d'analyse et de jugement.
- Aptitude à la communication écrite et verbale.
- Dextérité au clavier et calculatrice.
- Gestion du temps.
- Habileté à lire et de produire des documents comptables.
- Habileté à lire et écrire en anglais.
- Habileté à lire des baux commerciaux.
- Habileté à utiliser les logiciels Excel,