Secrétaire Administratif(Ive) - Montréal, Canada - Hydro Québec

Hydro Québec

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Concours**:

**Titre à l'interne**:

- Secrétaire administratif(ive) - CLASSE 2**Statut**:

- Permanent**Durée**:

- Permanent**Lieu**:

- Montréal**Horaire de travail**:

- Variable 35 hrs, 5 jours**Fin d'affichage**:
- 09/02/2023- _Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à la rubrique «Titre interne» pour faciliter la recherche d'emploi avec un titre utilisé sur le marché._

**Qui nous sommes**

Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l'économie et bâtir un avenir durable.

Travailler avec nous, c'est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux.

**Votre mission**:
Participer à bâtir et faire progresser l'organisation en SST afin de soutenir les ambitions de l'entreprise pour permettre à l'entreprise de maintenir un milieu de travail sain, sécuritaire et mobilisant. Soutenir la direction principale et les leaders des opérations en exploitation et en construction dans l'atteinte de leurs objectifs en SST.

**Vos principales activités au quotidien**:

- Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur échéance de façon à dégager les gestionnaires de leurs tâches administratives.
- Tenir à jour l'agenda des gestionnaires, fixer, déplacer, confirmer au besoin des rendez-vous ou réunions.
- Recueillir des informations, vérifier, compiler et comparer des données pour contribuer à la préparation et au suivi des budgets, tableaux de bord et indicateurs de gestion.
- Recevoir ou préparer divers documents ou formulaires d'entreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à l'extraction de rapports des systèmes d'entreprise.
- Rédiger, préparer et dactylographier la correspondance et tenir à jour des rapports, listes ou documents.
- Recevoir les demandes d'information et la correspondance, obtenir les renseignements nécessaires ou la documentation pertinente, y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relèvent de ses attributions.
- S'occuper de l'organisation matérielle des réunions, préparer l'ordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en faire la distribution.
- Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers, classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.
- Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives à l'aménagement des unités administratives desservies.
- Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que l'entretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou d'équipements, d'hébergement, de moyens de transport, et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.

**Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.**

**Votre profil**:
**Exigences**:

- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou bureautique.
- Posséder moins de 3 ans d'expérience pertinente en lien avec le poste à combler.

**Compétences et connaissances reliées au poste**:

- Avoir une très bonne expérience en secrétariat.
- Avoir de l'expérience dans le support administratif auprès de directeurs, soit à coordonner les demandes acheminées, organiser les rencontres, gérer l'agenda et faire le suivi des dossiers et projets.
- Avoir de l'expérience dans la rédaction de procès-verbaux et de compte rendu de réunion.
- Avoir une très bonne connaissance des activités et politiques de l'entreprise et en connaître les rouages administratifs.
- Avoir une très bonne connaissance des systèmes informatiques de l'entreprise, de la suite Office et de SAP.
- Relations interpersonnelles
- Souci de la satisfaction du client
- Gestion du temps et des priorités
- Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
- Avoir une connaissance de la langue française appropriée à la fonction.

**Compétences essentielles à Hydro-Québec**:

- Travaille en équipe
- Agit avec ouverture et bienveillance
- Agile et orienté vers les résultats
- S'engage dans l'évolution

**Ce que nous offrons**
- Un envir