Coordonnatrice de L'accueil Et Du Secrétariat - Montréal, Canada - Centre de santé des femmes de Montréal

Description

Le Centre de santé des femmes de Montréal est un organisme communautaire féministe autonome qui offre des services en santé sexuelle et reproductive depuis plus de 40 ans. Nous sommes à la recherche d'une travailleuse dynamique qui deviendra un pilier important de l'équipe de direction et qui travaillera en concertation continue avec la directrice générale sur les ambitieux projets que le Centre s'est donnés. C'est une belle occasion de travailler pour une cause féministe emballante dans une atmosphère de travail exigeante, mais agréable.

**Sommaire du rôle et des responsabilités**:
Sous l'autorité de la directrice générale, et en collaboration étroite avec la coordonnatrice clinique, la coordonnatrice de l'accueil et du secrétariat médical assure la qualité de l'accueil en supervisant les travailleuses. Elle planifie, organise, dirige, coordonne, contrôle et évalue les activités reliées à la gestion du service de l'accueil et du secrétariat médical. Elle en enrichit la base de données de références et supervise les processus de rendez-vous. Elle met à jour tous les protocoles et porte une attention particulière aux suivis de dossiers actifs et aux rapports d'incidents.

**Coordination de l'accueil**:

- Gérer l'équipe de l'accueil (secrétariat médical et accueil) et faire l'horaire des employés de ce département ;
- Collaborer aux activités liées à la planification de la main-d'œuvre en proposant, en mettant en œuvre et en évaluant des stratégies novatrices permettant le recrutement, le développement et la fidélisation du personnel de ce département ;
- Participer et coordonner des activités d'amélioration continue. Supporter la gestion de ces activités afin de s'assurer que ses employées aient les capacités nécessaires dans la réalisation des travaux permettant la performance de ce département ;
- Agir comme gestionnaire en collaboration avec la Directrice générale et assumer un rôle d'orientation stratégique et de coordination des dossiers majeurs du département de l'accueil ;
- Miser sur l'optimisation des diverses fonctions du dossier médical informatisé (MYLE) et du système téléphonique ;
- Coordonner divers projets visant la transformation numérique et l'optimisation des services dans une perspective de gestion de projet, de changement et d'atteinte des résultats ; assurer l'harmonisation des outils et des processus de façon à permettre la transformation numérique des services sous sa gouverne ;
- Assurer la mise à jour constante de notre base de données de références ;
- Assurer les remplacements des membres de son équipe et être apte à effectuer les diverses tâches et rôles selon les besoins ;
**Administration médicale**:

- Gérer la facturation médicale auprès des différentes instances de couverture (RAMQ, PFSI, assureurs privés) en collaboration avec l'adjointe administrative ;
- Assurer toutes les tâches relatives aux dépôts des services cliniques en collaboration avec l'adjointe administrative, la mise en œuvre et la pratique de la politique à ce sujet ;
- Gérer les archives médicales ainsi que la numérisation des dossiers médicaux existants ;
**Exigences **:

- Baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée et/ou ;
- Diplôme en secrétariat médical ou domaine connexe et pertinent par rapport au poste.
- Expérience professionnelle reconnue de trois (3) années dans le domaine ciblé ;
- Expérience professionnelle reconnue de deux (2) années dans un poste d'encadrement ;
- Connaissance approfondie des systèmes d'information clinico-administratifs ;
- Bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux, de son administration, de son cadre légal et des enjeux.

Une expérience importante et significative dans un poste d'encadrement peut compenser l'une ou l'autre des exigences.

**Profil recherché**:

- Adhésion à la mission du Centre, au féminisme et au libre choix ;
- Intérêt marqué et esprit critique en santé des femmes ;
- Leadership transformationnel ;
- Vision stratégique ;
- Gestion orientée sur les résultats, l'amélioration continue et la santé-sécurité au travail ;
- Sens développé de la collaboration et habiletés dans les relations interpersonnelles ;
- Innovation et créativité ;
- Autonomie et prise d'initiatives
- Esprit d'équipe
- Habiletés à gérer des changements dans un contexte complexe ;
- Communication interpersonnelle et organisationnelle ;
- Gestion de soi

**Conditions de travail**:

- Contrat à temps plein, 35 heures par semaine (lundi au vendredi, sauf exception)
- Rémunération : 32 $ de l'heure
- Avantages sociaux concurrentiels : congés généreux, régime de retraite et assurances collectives
- Entrée en foncti