Adjoint de Direction - Montréal, Canada - Telecon Inc

Telecon Inc

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Emplacement du poste:
**Montréal**
- État/Province:
**Québec**

Le rôle de l'adjoint(e) de direction au Québec est de fournir un soutien administratif au président, au chef de la direction financière et aux membres de l'équipe de direction principale au Québec dans la planification, la gestion et la coordination des tâches administratives. De plus, ils soutiendront, jusqu'à 20 % de leur temps, le service immobilier.

**Responsabilités**:
Soutien de l'assistant(e) de direction:

- Planifier les voyages d'affaires (réservations, itinéraire et documentation) ;
- Assurer la tenue rigoureuse de l'agenda, l'organisation des réunions et la préparation des documents avant les réunions.
- Assurer la logistique et le suivi des différentes réunions du comité exécutif et des réunions récurrentes : envoyer les avis de convocation, les rappels, assurer le suivi des présences, préparer et transmettre les dossiers nécessaires, commander les aliments et les boissons
- Préparer des lettres, mémos, présentations et autres documents pouvant contenir des informations confidentielles.
- Traduire certains documents et/ou présentations (anglais/français)
- Concevoir et mettre à jour diverses présentations de l'entreprise
- Participer à l'organisation d'événements spéciaux
- Surveiller les systèmes téléphoniques et la messagerie vocale de Telecon
- Effectuer toute autre tâche connexe

Soutien au département immobilier:

- Collecter et assurer la conformité des certificats d'assurance pour les vendeurs et les propriétaires.
- Mettre à jour le dossier d'assurance de la propriété
- Tenir à jour et organiser les dossiers des installations
- Tenir à jour le dossier des loyers
- Aider à l'organisation d'événements
- Mettre à jour et maintenir le système de classement

**Exigences du poste**:

- 7 à 10 ans d'expérience pertinente auprès de cadres supérieurs (C-Suite)
- Parfaitement bilingue, excellente connaissance du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Excellentes compétences en grammaire, orthographe et rédaction
- Excellente connaissance de la suite MS Office
- Faire preuve d'un bon jugement, d'initiative, d'autonomie et de discrétion
- Excellentes aptitudes à la communication et à l'organisation du travail
- Faire preuve de rigueur professionnelle

**À PROPOS DU GROUPE TELECON