Adjoint Administratif - Toronto, Canada - Canada Lands Company

Canada Lands Company

Verified Company

Toronto, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Entreprise**: Société immobilière du Canada
**Lieu**: 70 Avenue Canuck, Toronto, ON
**État de l'emploi**:Employé (à temps plein)

**Résumé**:
L'assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif aux équipes chargées des attractions et de l'immobilier et fait office de réceptionniste et de coordinateur(trice) des services de bureau pour le bureau de Downsview Park. L'assistant(e) administratif(ve) veille à ce que l'environnement du bureau soit professionnel et accueillant, apporte un soutien professionnel à l'ensemble du personnel, soutient les relations extérieures et accueille les visiteurs en tant qu'ambassadeur clé de la SIC/PDP.

**Description du poste**:
**L'assistant(e) administratif(ve) du bureau de Downsview est chargé(e) des tâches suivantes**:

- Coordination et soutien de diverses activités, y compris l'administration générale du bureau, l'approvisionnement, la planification de réunions et d'événements, et l'administration des contrats.
- Soutenir l'engagement du public dans le travail de l'équipe, y compris l'utilisation par le public du centre communautaire de Downsview et les programmes d'éducation et d'événements.
- Projets spéciaux confiés par le directeur de la gestion immobilière et d'autres membres du personnel du parc Downsview, ainsi que d'autres tâches et responsabilités au besoin.

**Préparation des documents et gestion des dossiers**
- Aider à la préparation des documents d'approvisionnement, des licences d'événements, des permis et des accords de licence, selon les besoins.
- Conserver une connaissance approfondie des politiques, des lignes directrices, des procédures, de la gestion des dossiers et des systèmes d'information de la SIC.
- Participe à la coordination, à la création, à la préparation, à l'édition et à la relecture de tous les documents standard et non standard, des rapports, des présentations et de la correspondance, y compris les documents destinés à l'équipe de direction et au conseil d'administration.
- Crée et tient à jour des bases de données et des systèmes d'archivage, qu'ils soient électroniques ou sur papier.
- Joue le rôle de champion de la gestion des dossiers (gestionnaire de contenu) et d'agent de liaison pour remplir la fonction de gestion des dossiers liés aux fichiers du bureau de Downsview.
- Facilite l'approbation des documents conformément à la délégation de pouvoirs et tient un registre permettant de suivre l'état d'approbation et la distribution des documents.

**Administration et soutien des bureaux**
- Entretien de l'espace de bureau en termes d'apparence et de fonctionnalité, y compris la coordination des travaux d'entretien et de réparation qui peuvent être nécessaires, ainsi que l'entretien des zones de stockage.
- Assurer l'approvisionnement régulier du bureau, y compris les fournitures de cuisine, et passer les commandes de réapprovisionnement.
- Fournit des réponses initiales aux demandes de renseignements courantes du public et transmet ces demandes au personnel approprié de la SIC pour qu'il y réponde ou prenne les mesures qui s'imposent.
- Accueille et aide les invités (en personne, par téléphone ou par courriel) ; engage tous les employés de manière positive et aide à l'intégration des nouveaux employés.
- Participe à la mise à jour des sites Web de développement immobilier et de quartier.
- Saisit les mises à jour du tableau de bord de la direction sur une base mensuelle.
- Assure la liaison administrative entre le bureau de Downsview et les unités administratives (comptabilité, communications, ressources humaines, TI, archives, etc.
- Coordonne la maintenance du matériel de bureau et de l'électronique.
- Fournir au bureau de Downsview une assistance informatique et assurer la liaison avec le département informatique : contrôler les besoins informatiques du personnel, aider le personnel à résoudre les problèmes, aider le département informatique à s'installer dans le bureau, etc.
- Coordonne le courrier entrant et sortant, l'expédition et la réception, y compris la mise à jour des listes de diffusion selon les besoins.
- Gérer le calendrier des employés du bureau de Downsview.
- Organise les déplacements et l'hébergement du personnel et prépare les demandes de remboursement des employés et des dépenses personnelles.

**Qualifications**:

- Diplôme d'études secondaires minimum requis, avec une préférence pour l'enseignement supérieur.
- Un minimum de trois (3) à cinq (5) ans d'expérience en administration de bureau est requis, de préférence dans un environnement immobilier.
- Une expérience des relations avec les clients et du service à la clientèle est exigée.
- Une formation financière et/ou une éducation est un atout.
- Maîtrise des logiciels de bureautique standard, notamment Microsoft Word, Microsoft Teams, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.

**Condit