Agent(e) de soutien administratif, classe I - Saint-Hyacinthe, Canada - Cégep de Saint-Hyacinthe

Description

Un cégep inspirant et accessible pour une meilleure qualité de vie Le cégep vous offre une large possibilité de carrières dans un environnement dynamique et innovateur. Joignez-vous à notre équipe

La possibilité de concrétiser et de réaliser des projets stimulants;

La possibilité de faire une différence auprès de nos étudiants et au sein de nos équipes de travail;

Mesures de conciliation travail/vie personnelle;

Régime de retraite, avantages sociaux, et divers congés sociaux;

Cafétéria et comptoir santé;

Salle de conditionnement physique, piscine, gymnase, bibliothèque, clinique d'hygiène dentaire, garderie, activités culturelles (expositions, spectacles, etc.);

Programmes de cheminement de carrière, de perfectionnement, d'activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

PAÉE

Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

NATURE DU TRAVAIL

Remplacement à temps complet

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du Centre de services-conseils aux entreprises - SYNOR.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d'emploi :

• Accueille en présentiel ou en virtuel les personnes (formateurs, consultants, participants, clients) et donne l'information relevant de sa compétence.

• Cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports, notamment ceux provenant des bases de données de SYNOR.

• Assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

• Peut réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d'activité.

• Transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques.

• Tient à jour des banques de données, l'inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste, notamment pour les conseillers pédagogiques, ainsi que les formateurs et les consultants, pour lesquels elle peut tenir leur agenda de formation.

• Organise les réunions et les activités de formation, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.

• Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

• Effectue certaines opérations comptables et voit au respect des normes et procédures.

• Sur demande, effectue des achats de valeur peu élevée.

• Peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l'application des conditions d'emploi du personnel.

• Initie au travail les nouvelles personnes.

• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

CONNAISSANCES PRATIQUES

• Connaitre suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat.

• Bonne capacité d'organisation et de respect de multiples délais.

• Habileté à communiquer avec de nombreux intervenants.

• Démontrer une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

• Habileté marquée pour la relecture et la correction de documents.

• Avoir une bonne maitrise des outils d'Office 365, particulièrement TEAMS, Outlook, PowerPoint, Word et Excel.

• Connaissance du secteur des services aux entreprises.

• Maitriser le protocole de service à la clientèle.

L'ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

• test de français;

• test des logiciels de la suite Microsoft Office, Word intermédiaire et Excel de base.