Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif - Montréal, Canada - Gouvernement du Québec

Gouvernement du Québec

Verified Company

Montréal, Canada

11 hours ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Attributions**: Sous l'autorité de la directrice générale des politiques et programmes de d'intégration, la personne titulaire de l'emploi apporte le soutien nécessaire à l'efficacité administrative de la direction générale et travailles-en étroite collaboration avec l'équipe.

À cette fin, elle doit:

- **Effectuer le suivi budgétaire de la direction générale et effectuer certaines transactions financières et matérielles pour la DGPPI**:

- Évaluer les besoins financiers de la direction générale, établir et préparer les prévisions budgétaires et les engagements conformément à la réglementation ;
- Voir au suivi financier des projets spécifiques en cours ;
- Analyser les besoins en matière d'approvisionnement et commander les fournitures dans SAGIR, etc.
- **Assumer le soutien administratif nécessaire à la gestion des ressources humaines**:

- Vérifier le rapport mensuel des feuilles de temps et de l'assiduité du personnel régulier et étudiant de la direction générale et vérifier la concordance avec les demandes d'absences dans SAGIR ;
- Assurer le suivi des demandes de dotation ;
- Remplir les formalités nécessaires au mouvement de personnel et préparer l'accueil des nouveaux et soutenir le départ des employés qui quittent la direction générale, etc.
- **Soutenir la direction générale dans l'organisation de la direction et le suivi des dossiers**:

- Prendre connaissance du courrier et des courriels adressés à la directrice générale ;
- Assurer l'interface entre la direction générale et le bureau du sous-ministre adjoint à la Francisation et à l'Intégration et les autres unités pour la planification des réunions de gouvernance ;
- Gérer l'agenda de la directrice générale en priorisant les nombreuses exigences reliées à sa fonction ;
- Coordonner l'organisation de différentes réunions ministérielles et comités interministériels ;
- S'assurer de la circulation des documents d'information au sein de la direction générale.
- **Réaliser, à titre de substitut, les travaux administratifs reliés au traitement des mandats**:

- Effectuer le suivi et le traitement des mandats ;
- Agir à titre d'intervenant de premier niveau (IPN) en offrant à ses collègues de travail de l'aide et du soutien pour l'utilisation des services informatiques.
- **Effectuer un contrôle de la qualité par la création et la révision des documents émanant de la DGPPI.**

**Échelle de traitement** : De $ à $

Le nombre d'heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.