Coordonnateur Administratif ou Coordonnatrice - Ottawa, Canada - Collèges et Instituts Canada

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Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Titre**: Coordonnateur administratif ou Coordonnatrice administrative, Relations gouvernementales et politiques

**Classification**: Personnel de programme I

**Supervision**: Directrice, Relations gouvernementales et politiques (RGP)

**Division**: Relations gouvernementales et politiques (RGP)

**Statut**: Temps plein

**Résumé des fonctions**:
Relevant de la directrice, Relations gouvernementales et politiques (RGP), le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative sera principalement responsable de fournir du soutien administratif efficace et efficient à l'équipe des RGP et à la vice-présidente, Partenariats avec le gouvernement et les parties prenantes. Le travail consiste notamment à soutenir les initiatives de l'association en matière de défense des intérêts, de relations gouvernementales, de recherche stratégique, de développement du leadership, de gestion de projets et d'événements, et dans d'autres dossiers prioritaires. Les responsabilités de la personne titulaire du poste comprennent le soutien administratif; la rédaction et la mise en forme de la correspondance et des documents; le traitement et le suivi financier; l'organisation et la logistique des réunions et événements de l'équipe des RGP et de la vice-présidente; la mise à jour et la collecte d'informations; les systèmes administratifs et de communication; la préparation de contrats et la vérification de la conformité des contrats.

Le travail de la coordonnatrice administrative ou du coordonnateur administratif sera supervisé par la directrice, RGP en fonction des objectifs et des plans de travail établis annuellement.

**Attentes générales**:
Travailler efficacement au sein de plusieurs équipes.

Remplir diverses fonctions de nature complexe sur divers dossiers tout en faisant preuve d'initiative et d'autonomie.

Apporter quotidiennement un soutien efficace à l'équipe des RGP.

Établir ses propres priorités et organiser le travail de façon efficace et efficiente pour en assurer la qualité, souvent en s'adaptant à des échéances et à des priorités changeantes.

Interagir efficacement avec le personnel de CICan, les cadres supérieurs et le personnel administratif des établissements membres, des partenaires, des gouvernements et des organismes externes.

Traiter tout le monde de manière juste et équitable, et maintenir des normes éthiques élevées.

Pouvoir travailler de manière autonome et sous pression, avec un souci du détail.

Exercer ses fonctions conformément au mandat, aux valeurs et au code de déontologie de CICan.

Pouvoir travailler avec un minimum de supervision

**Attentes particulières**: Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative fournira du soutien administratif à l'équipe des RGP, à la vice-présidente ainsi qu'à d'autres personnes de la division, comme suit:
Préparer et mettre en forme des documents, notamment de la correspondance, des rapports, des notes d'information, des comptes rendus de réunions, des contrats et d'autres documents selon les besoins.

Préparer des documents financiers pour traiter les factures, les budgets, les relevés, les notes de frais et les rapports financiers.

Établir, maintenir et suivre les communications administratives avec les partenaires gouvernementaux et les autres parties prenantes.

Apporter du soutien à l'organisation des réunions et événements de l'équipe des RGP et de la division, y compris pour les comités de membres, les instituts de leadership et les colloques, notamment l'organisation des voyages, la logistique, les ordres du jour, les documents relatifs aux événements, les procès-verbaux et les rapports.

Contribuer au processus ISO d'assurance qualité de CICan pour l'examen interne et la signature des documents officiels.

Participer à la mise à jour des listes du réseau stratégique et des comités dans le système de gestion des relations de CICan.

Répondre aux demandes de renseignements des établissements membres, des gouvernements et des agences externes ou les transférer aux membres du personnel concernés, et envoyer les renseignements nécessaires.

Faire des recherches et recueillir et rassembler des renseignements.

Organiser les préparatifs de voyage et préparer les demandes de remboursement.

S'acquitter d'autres tâches connexes pouvant lui être confiées de temps à autre.

**Exigences mínimales**:
Diplôme d'un établissement d'enseignement postsecondaire ou combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinente.

Maîtrise des tâches administratives.

Sens du détail et aptitude à évoluer dans un milieu de travail au rythme rapide.

Capacité de rédaction de niveau professionnel.

Solides compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en communication.

Connaissance des processus financiers et comptables.

Maîtrise de l'anglais et du frança