Assistant(E) Juridique - Montréal, Canada - Stella-Jones Inc.

Stella-Jones Inc.

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Stella-Jones est le chef de file nord-américain de produits industriels en bois traité sous pression. Répondant aux besoins vitaux d'infrastructure de notre économie, nous fabriquons et distribuons des traverses de chemin de fer, des poteaux destinés aux sociétés de services publics, du bois d'œuvre à usage résidentiel et des produits de bois industriels à l'échelle du continent. Les actions ordinaires de la Société sont inscrites à la Bourse de Toronto (TSX : SJ).

Stella-Jones recrute des membres de l'équipe qui incarnent nos valeurs fondamentales et désirent un environnement où la croissance est inspirée, où le dévouement est reconnu et où la réussite est récompensée. Notre empreinte de plus en plus large offre une grande perspective pour l'avancement de carrière que nous cherchons à développer nos leaders émergents.

La personne choisie à ce poste assiste la vice-présidente, conseillère juridique et secrétaire en l'aidant à coordonner les affaires juridiques et en effectuant des tâches clés liées à la préparation des documents du conseil d'administration et des comités, à la soumission des documents financiers et des documents d'information continue auprès des autorités de réglementation, et à la gestion de la distribution des communiqués de presse aux agences de transmission.

**Responsabilités**:

- Veiller à ce que tous les documents destinés aux réunions du conseil d'administration et de ses comités, ainsi que les documents de référence connexes, soient minutieusement préparés et téléchargés sur le portail sécurisé du conseil d'administration ou transmis aux membres du conseil d'administration et de ses comités, selon les besoins;
- Coordonner le calendrier du conseil d'administration et des comités, les invitations aux réunions et les réservations de salles de réunion;
- Préparer les rapports sur les honoraires de participation au conseil d'administration et à ses comités;
- Distribuer des documents d'intégration pour les nouveaux membres au conseil d'administration;
- Veiller à ce que tous les communiqués de presse, rapports financiers et autres documents soient déposés auprès des autorités réglementaires (SEDI/SEDAR/TSX), envoyés aux agences de transmission et téléchargés sur le site Web de la Société en temps opportun;
- Gérer les registres officiels des procès-verbaux;
- Aider à voir à la préparation et à l'intégrité des documents annuels et d'information continue, y compris la circulaire de sollicitation de procurations et la notice annuelle, et assurer leurs sauvegardes respectives (téléchargement mensuel de l'historique des cours de la Bourse de Toronto, participation aux réunions des administrateurs, etc.);
- Coordonner les signatures de tous les documents juridiques, contrats, etc. par les personnes autorisées;
- Déposer en temps utile des déclarations d'initiés pour les membres du conseil d'administration, les cadres supérieurs et la Société, en se conformant aux exigences;
- Préparer et soumettre aux autorités réglementaires les autres rapports requis (formulaire 1 de la Bourse de Toronto, formulaire 5, etc.), en temps opportun;
- Gérer la distribution interne, en temps voulu, des avis de période d'interdiction de transactions d'initiés, des rapports sur les offres publiques de rachat dans le cours normal des activités et des avis de dénonciation;
- Ouvrir, organiser et conserver les dossiers et les documents, y compris les fichiers électroniques, en vue d'une consultation rapide et efficace;
- Fournir toute l'assistance nécessaire à la vice-présidente, conseillère juridique et secrétaire, entre autres en ce qui a trait au classement de dossiers;
- Recevoir, filtrer ou transférer les appels téléphoniques ou les demandes entrants, ou régler les questions à l'origine des appels ou demandes;
- Préparer et déposer les enregistrements fédéraux et provinciaux et assurer le suivi avec les agents extraprovinciaux, le cas échéant;
- Gérer le processus d'adhésion au programme d'actionnariat pour les employés du Canada et des États-Unis;
- Enclencher la procédure de versement des honoraires des administrateurs avec le service des finances et de la paie;
- Préparer, compiler et classer les documents liés aux procès-verbaux ou aux résolutions;
- Établir et tenir à jour une feuille de calcul des frais juridiques afin d'assurer un suivi efficace de la facturation et de préparer le budget annuel des Affaires juridiques;
- Aider au calcul des droits annuels de dépôt auprès de SEDAR;
- Préparer les lettres de vérification annuelle statutaires du vérificateur concernant les litiges;

**Qualifications**:

- Diplôme d'études collégiales en techniques juridiques (ou expérience équivalente);
- Deux ans ou plus dans un poste similaire, de préférence dans une société ouverte;
- Bilinguisme - Bonne maîtrise du