Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 1 année ferme en gestion budgétaire)

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft finance et RH, Explo, Banner, Capsule, SPLA, PSK, Typo3, SEVE.

Relevant de la direction du Département de génie électrique et génie informatique, la personne titulaire de ce poste aura à assister la direction du département dans la réalisation d'opérations administratives du département, de l'Institut ainsi que pour les différents projets de recherche. Elle aura à travailler en étroite collaboration avec le directeur du département et le coordonnateur à l'administration, mais aussi avec le personnel du Département et les membres de la Faculté des sciences et de génie. Elle pourra également être appelée à travailler auprès d'autres unités de la faculté des sciences et de génie.

**Tâches et responsabilités principales**:
Saisir, vérifier en fonction des règles et s'assurer des suivis appropriés des transactions suivantes dans PeopleSoft financier : demandes d'achat, demandes de service interne, factures internes et externes, rapports de dépenses, demandes de paiement, écritures de journal ;
Saisir, vérifier en fonction des règles et s'assurer des suivis appropriés des transactions suivantes dans PeopleSoft RH : saisie des contrats d'auxiliaires d'enseignement et de recherche, d'auxiliaires administratifs et professionnels de recherche et virements de salaire (RRS) ;
Répondre aux différentes interrogations de l'ensemble du personnel et des étudiants pour les remboursements, salaires, bourses et autres ;
**S'assurer du bon déroulement de la période d'examens**: impression, contact avec les étudiants surveillants, communications et suivis particuliers avec les étudiants qui ont des mesures d'accommodements, logistique et réservation de locaux ;
Compléter les formulaires de bourses SF-74, et les formulaires de demandes de paiement pour travailleurs autonomes SF-75 ;
Faire le suivi de projets, extraire les données et rapports à produire dans Excel à partir d'EXPLO ;
Émettre des cartes de crédit virtuelles (Système bancaire BMO) et en faire le suivi ;
Assurer l'accueil au secrétariat, distribution du courrier, préparation et envoi des colis PUROLATOR et GLOBEX ;
Etc.