Gestionnaire, Services Administratifs - Toronto, Canada - Canada Infrastructure Bank

Canada Infrastructure Bank

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Toronto, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

La Banque de l'infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d'investir dans de nouveaux projets d'infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d'investissement pour transformer la façon dont l'infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.

Le/la **gestionnaire, Services administratifs (poste contractuel de 14 mois)**, est responsable de la prestation des services de bureau, y compris le matériel et les fournitures de bureau, ainsi que des besoins continus en matière de technologie pour le bureau et le personnel. La personne retenue agira à titre de personne-ressource auprès du propriétaire et de l'administration du bâtiment afin de s'assurer que les exigences en matière de réglementation du bâtiment sont respectées. Elle sera également responsable de la gestion des locaux afin de garantir l'efficacité, l'efficience et la sécurité de l'organisation.

Vos responsabilités

**Administration de bureau**:

- Aider à coordonner les horaires et la formation du personnel administratif afin de fournir une assistance de bureau et de soutenir le processus des comptes créditeurs
- Vérifier/approuver les factures liées au matériel informatique et aux services de bureau
- Superviser l'utilisation de la carte de crédit d'entreprise des services administratifs et préparer des rapports de dépenses mensuels
- Élaborer des processus et des procédures administratifs pour améliorer continuellement l'efficience et réduire les structures de coûts
- Gérer les dossiers
- Organiser l'orientation et la formation de tous les nouveaux membres du personnel
- Gérer les relations avec les fournisseurs, les prestataires de services et les sous-traitants.
- Gérer les fournitures de bureau afin de fournir des solutions efficaces et économiques
- Coprésider le comité paritaire de santé et de sécurité : Élaborer des procédures pour satisfaire aux exigences réglementaires, c.à-d. planifier et coprésider les réunions du comité, dresser les procès-verbaux, effectuer les inspections, préparer et déposer les rapports

**Leadership et gouvernance**:

- Former et encadrer en continu les nouveaux membres du personnel de soutien
- Encadrer le personnel de la réception pour assurer un environnement amical et professionnel à l'accueil, avec un choix de services bilingues

**Soutien technologique**:

- Planifier et gérer l'approvisionnement en matériel informatique et en logiciels afin de garantir que tout le personnel dispose d'un équipement et de logiciels sûrs et fiables; appliquer un processus de sélection détaillé afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix
- Contrôler l'inventaire et tenir un registre de tout le matériel technologique
- Gérer les relations avec le service d'assistance informatique externe afin de s'assurer que la qualité du service est conforme aux objectifs et aux valeurs de la BIC
- Gérer l'entrée et la sortie du personnel nouveau ou sortant dans le cadre des procédures liées à la technologie
- Rassembler des documents et du matériel pour les audits informatiques internes et externes
- Travailler en collaboration avec l'équipe des TI de la BIC dans l'exécution des tâches quotidiennes

**Locaux**:

- Coordonner et gérer un projet de déménagement de l'un des bureaux de la BIC : Il s'agit notamment de travailler avec des agences immobilières et des entreprises, de faire des présentations au/à la chef -fe de la direction financière et à d'autres parties prenantes, de gérer les dépenses liées au projet et de s'acquitter d'autres tâches liées au projet, le cas échéant
- Agir à titre de personne-ressource auprès du propriétaire et de l'administration du bâtiment afin d'assurer le respect des codes de construction et de sécurité
- Maintenir un environnement sécuritaire et accessible au bureau
- Planifier et coordonner les besoins continus en locaux pour Toronto, Montréal, Calgary, etc.
- Superviser l'entretien continu, la rénovation, les lacunes, les garanties et les améliorations

**Autre**:

- Soutenir la participation du service à des projets interfonctionnels
- Exécuter d'autres tâches et projets spéciaux, au besoin

Le profil idéal
- Au moins 3 ans d'expérience progressive en gestion de bureau, en administration ou en tant qu'adjoint-e de direction
- Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures de l'administration de bureau
- Sens de l'organisation et aptitude à établir des priorités pour gérer plusieurs tâches de front avec un sentiment d'urgence tout en maintenant un très grand souci du détail
- Excellentes aptitudes en communication, orale et écrite
- De solides compétences en organisation, en résolution de problèmes et en planifi