Fractional Operations Manager
2 days ago
Job description
We are seeking a skilled Fractional Operations Manager / COO with strong experience in Short-Term Rentals (STR) to help streamline our operations.
The ideal candidate will be responsible for building Standard Operating Procedures (SOPs), managing virtual assistants (VAs), and implementing Breezeway systems to enhance efficiency.
You will play a crucial role in optimizing our processes and ensuring seamless operations.If you have a proven track record in operational management within the STR sector, we would love to hear from you.
What We're Looking For:
We're looking for a fractional Operations Manager (or COO-type role) to help us clean up and run the operational side of our short-term rental business.
We have 2 solid VAs and tools in place.
What we need is someone to organize everything, build Breezeway properly, create practical SOPs, and make sure tasks get handled consistently without the founder being involved in every small issue.
Managing short-term rentals is mostly about task management and execution. That's where we need help.What You'll Work On:
- Breezeway Setup for:
- Maintenance issues
- Inspections
- Recurring tasks
- Property specific workflows
Help track expenses per house
Create repeatable checklists
Set up clear task ownership between VAs and local vendors
Task Management:
- Centralize all operational tasks:
- Guest issues
- Maintenance requests
- Repairs
- Supplies
Make sure every task:
- Gets logged
- Gets assigned
- Gets completed
- Gets documented (before and after pictures)
- Create clear escalation rules (when something needs founder involvement):
Build simple, practical SOPs VAs can follow for things like:
- Guest issue triage
- Maintenance coordination
- Owner updates
- Emergency handling
Examples:
- Dishwasher not working → check plug (known issue at specific property) before calling appliance tech
- Garage keypad not working → contact handyman
- Hot tub problem → follow defined steps before escalating
- We want repeatable instructions so VAs aren't guessing.
We already use:
- Hospitable (guest messaging + PMS)
- Breezeway (operations + task management)
- Slack (internal + cleaner communication)
- OpenPhone (external + cleaner text messaging and calls )
- Google Drive
This role is hands-on implementation, not just advice.
Success Looks Like
- Founder is no longer managing day to day maintenance and task flow
- Breezeway is fully built out and actively used
- VAs handle most operational issues independently
- Property problems follow documented playbooks
- Operations feel organized and predictable
- We're ready to scale to more properties
- STR, hospitality, or service business operations experience
- Strong with task management
- Experience setting up Breezeway or similar tools
- Has created SOPs for remote teams
- Comfortable owning execution
- Fractional / part time
- Initial 30–60 days
- Goal is long term operational ownership if it's a good fit
Please include:
- Examples of SOPs or task systems you've built
- Your experience with Breezeway or property operations tools
- How you'd approach organizing maintenance + guest issues
Contract duration of 1 to 3 months.
Mandatory skills:
Business Operations, Project Management, Communications
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