Adjoint(E) Administrative - Montréal, Canada - La Société du Vieux-Port de Montréal

La Société du Vieux-Port de Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

La **Société du Vieux-Port de Montréal** gère un vaste site récréotouristique et culturel urbain. À travers la mise en valeur du Vieux-Port et du Centre des sciences de Montréal, la Société participe activement au développement de la métropole. Reconnue pour la qualité de ses produits et services, ce lieu vivifiant et diversifié propose des emplois stimulants qui permettent de développer votre plein potentiel

Relevant de la directrice, Centre des sciences de Montréal, vous assurez un support administratif à la direction et aux membres des équipes. Venez rejoindre une équipe dynamique pour qui la valeur de collaboration est au cœur du travail.

**RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES**:

- Une coordination efficace des activités des directions_
- Est responsable de la coordination des agendas;
- Effectue le tri, le suivi du courrier et procède à l'envoie de documents de sa direction;
- Organise les réunions de sa direction, prépare le matériel nécessaire et fait la réservation des salles;
- Assiste, au besoin, aux réunions de sa direction, rédige les comptes rendus et en assure la distribution.
- S'assure d'une bonne compréhension des besoins de ses clients;
- Contribue au développement et/ou à l'amélioration des procédures reliées à sa direction;
- Effectue ou coordonne les envois et invitations de sa direction et assiste au besoin l'équipe marketing lors de lancement;
- Coordonne la circulation des renseignements au sein de la direction, auprès des employés, des partenaires et avec d'autres services;
- Établit les itinéraires des voyages d'affaires et effectue les réservations nécessaires de sa direction;
- Effectue les tâches nécessaires dans le traitement et le suivi des commandes (réquisitions, demandes de chèque...) et des comptes de dépenses de la direction;
- Procède à des recherches de prix;
- Coordonne les activités de facturation de sa direction et assure le suivi de la réception des sommes auprès du service des finances;
- Effectue les suivis budgétaires de sa direction et achemine les transferts lorsque requis;
- Distribue, avec l'approbation de son supérieur immédiat, les demandes de billets de faveur des produits du Centre des sciences de Montréal ainsi que les billets de stationnement, en effectue le contrôle et le suivi nécessaire au sein de sa direction;
- S'assure de l'approvisionnement en papeterie et en ressources matérielles, organisation du bureau de sa direction;
- S'assure du bon fonctionnement des équipements des espaces administratifs de sa direction incluant (photocopieurs, imprimantes, etc.);
- Effectue l'envoi de courrier par service de messagerie;
- Au besoin, assure le soutien administratif des autres directeurs et remplace les autres coordonnateurs administratifs lors d'absence.
- Des clients enchantés de l'efficacité de l'accueil et de l'information reçue_
- Accueille les invités de sa direction;
- Accueille et dirige les fournisseurs ou partenaires ou autres, lorsque requis;
- Applique les politiques et les normes de services à la clientèle établie par la Société;
- S'assure que les appels téléphoniques de sa direction sont traités, et le cas échéant, dirigés avec diligence et courtoisie;
- Participe aux différentes activités de promotion lors des événements spéciaux;
- S'assure de la disponibilité de toutes les informations nécessaires pour bien répondre à la clientèle de sa direction;
- Reçoit et transfert à son supérieur immédiat les plaintes des clients du CSM qui sont adressées à sa direction;
- S'enquiert et maîtrise toute l'information pouvant être requise pour répondre aux demandes de ses clients, via les outils de communication interne.
- Des documents impeccables, accessibles et actualisés_
- Rédige les documents requis en français et en anglais et apporte le soutien nécessaire à la direction: correspondance variée, comptes rendus, courriels, contrats;
- Effectue, lorsque requis, la relecture et la mise en page des divers documents de sa direction afin d'en contrôler la qualité;
- Achemine et assure le suivi des documents de la direction avec les différents services de la Société et autres intervenants (courrier interne, courrier électronique, politiques et autres documents);
- Assure la production et la mise à jour des différents documents reliés à sa direction et en assure la diffusion;
- Veille au respect des différentes normes et procédures internes (finances, approvisionnements, marketing, etc.) et agi à titre de personne référence de la direction;
- Classe les documents et tient à jour le système de classement de la direction;
- Effectue la saisie et la mise à jour des différents tableaux d'information, calendriers et fichiers reliés aux activités et événements programmés par la direction;
- Procède à l'archivage des documents de la direction;
- Actualise le système de classement des dossiers de la dire