Coordonnateur Administratif Principal - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction générale du directeur de l'IASL, gérer le fonctionnement quotidien de l'administration générale de l'institut et du centre, notamment les finances, l'organisation d'événements, la communication, les affaires des étudiants et des anciens élèves, les admissions, l'enseignement, la recherche et le soutien administratif à son personnel, conformément aux buts et objectifs de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:
1) Organisateur de conférences/événements:
Gérer des événements importants et complexes, tant au niveau local qu'international ; participer en tant que membre du comité de planification ; assister aux réunions ; préparer la documentation et contribuer à la préparation des programmes, à leur conception graphique et à leur publicité ; assurer la maintenance du site web de l'événement et de son inscription ; gérer la localisation des installations et les exigences et activités audiovisuelles de l'événement ; prendre des dispositions en matière de voyage ; gérer les inscriptions, le budget financier et assurer la liaison avec les organisations internes/externes et les agences gouvernementales qui coorganisent nos événements ;

2) Coordinateur financier:
Administrer tous les comptes de l'unité ; traiter un certain nombre de tâches telles que les avances, les demandes, les rapports de dépenses, les factures, les dépôts de chèques et de cartes de crédit ; préparer les budgets ou les propositions budgétaires ; contrôler les fonds et rapprocher les différents comptes, relevés et rapports ; identifier et analyser les écarts et les erreurs ; enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande ; corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes ; examiner les demandes de remboursement de dépenses au nom des assistants de recherche/étudiants de l'unité afin d'assurer la conformité avec les politiques applicables ; fournir des informations au personnel, aux étudiants, aux particuliers et aux organisations externes sur les politiques financières de l'université ;

3) Coordinateur du recrutement:
En tant que coordinateur du recrutement, maintenir les dossiers et compléter la documentation pour la publication des demandes d'emploi pour les assistants de recherche et les travailleurs occasionnels dans Workday ; etc.

4) Coordinateur du centre de recherche:
Apporter un soutien aux projets de recherche et aux subventions du Centre ; préparer les budgets, approuver et/ou contrôler les dépenses dans le cadre des lignes directrices établies ; assurer la liaison avec le bureau des subventions de recherche et veiller à ce que les projets soient conformes ; compiler les informations en vue de préparer les demandes de subvention ; assurer la liaison avec d'autres institutions pour cette compilation et coordonner leur soumission ; assister aux réunions et agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures internes et celles des organismes subventionnaires ; coordonner les réunions annuelles du conseil d'administration du Centre et les rapports correspondants ;

5) Responsable des ventes et du marketing des publications:
Gérer la production des publications de l'unité et communiquer avec l'éditeur ; préparer les informations relatives à la publicité, au marketing et aux ventes ; rédiger la correspondance et d'autres documents courts et les réviser pour en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude ; tenir l'inventaire et les registres des ventes ; gérer les ventes et la distribution des publications de l'unité ; compiler des statistiques et des données à inclure dans les rapports ;

6) Personne-ressource pour le programme académique de l'institut, les relations avec les étudiants et le soutien et le développement des anciens élèves:
En tant que personne de liaison de l'institut, fournir des informations sur les questions liées aux affaires étudiantes, aux admissions, à l'inscription, à l'aide financière et aux questions relatives aux étudiants internationaux ; assurer la liaison avec le recrutement de chargés de cours, la préparation des supports de cours, les examens et la programmation et les modifications des cours ; contribuer aux processus administratifs liés à la soumission des thèses et aux soutenances de thèse de doctorat en droit ; organiser des visites de conférenciers invités, des séminaires et des colloques ; organiser des événements pour les étudiants ; coordonner les stages, les concours de plaidoi