Adjointe ou Adjoint de Direction Responsable - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Administration, International et Francophonie

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
N/A

Date d'affichage:
juin 15, 2023

Date de clôture:
juin 26, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
Personnel non syndiqué, classe NC6 - 35 heures

Échelle salariale:
$68 472,00 - $83 354,00

Le Cabinet du vice-recteur, International et Francophonie chapeaute la conception, la coordination et la mise en œuvre de stratégies d'internationalisation partout à l'Université d'Ottawa. Son travail consiste notamment à établir des partenariats internationaux avec les secteurs public et privé, à favoriser l'internationalisation de la recherche et des programmes d'études, et à élargir les perspectives internationales pour la communauté universitaire. Par ailleurs, le Cabinet a le mandat de porter la vision de l'Université en matière de francophonie et de promouvoir son rôle de chef de file au sein de la francophonie ontarienne, canadienne, internationale et de ses instances, tels que stipulés dans le nouveau plan stratégique de l'Université, Transformation 2030.

Raison d'être du poste:
Relevant de la cheffe de cabinet, fournir un soutien administratif au cadre exécutif pour assurer le bon fonctionnement du cabinet. Coordonner la planification et la mise en œuvre des activités et des projets du cabinet du cadre supérieur afin d'appuyer l'atteinte des objectifs stratégiques du cabinet tout en maintenant le plus haut standard de qualité. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l'interne et de l'externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre supérieur, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le supérieur lorsque nécessaire.
- Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
- Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d'obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l'Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d'autres secteurs à l'Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.

Ce que vous apportez:

- Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins sept (7) années d'expérience manifestée dans un rôle semblable.
- Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire
- Très bonne connaissance des logiciels informatiques
- Sens de l'organisation, d'autonomie et de jugement
- Excellentes aptitudes en communication
- Bilinguisme
- Ce poste pourrait faire l'objet d'une entente de télétravail.

Consultez les lignes directrices sur le télétravail.

LI-Hybrid

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter