Adjointe Administrative - Baie-d'urfe, Canada - Altius Spices & Seasonings Inc.

Description

**À propos**:
Altius Épice & Assaisonnements Inc. est une maison d'épices à service complet. Notre entreprise est équipée pour offrir à nos précieux clients un service exceptionnel grâce à notre vaste capacité de production et à nos équipements de broyage, de mélange et d'emballage à la fine pointe de la technologie. Notre usine de production est située à Montréal, Québec, Canada. Altius fait également parti du marché américain via notre centre de distribution situé à Edison dans New Jersey. Altius fournit des produits de qualité à tous les secteurs de l'industrie alimentaire - vente au détail, restauration et industrie.
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**Pourquoi travailler chez Altius Épices et Assaisonnements Inc.**:
Nous sommes une entreprise en croissance continue offrant une opportunité unique d'apprentissage. Nous avons pour but d'assurer un service de haute qualité à chaque étape du voyage, nous nous efforçons d'établir une communication ouverte et honnête. Nous favorisons un environnement collaboratif pour assurer une dynamique vers des objectifs et un succès partagé. Notre fondation est basée sur l'intégrité et l'agilité, garantissant la confiance entre les collègues et des réponses rapides aux changements rapides des environnements internes et externes.

**Statut du poste** : Permenant - Temps plein à 40 h par semaine
**Horaires** : 8h30 à 17h00
**Lieu de travail**: Canada, Québec: Baie d'Urfé
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Nous avons une opportunité passionnante pour un Adjointe Administrative. Altius Épices & Assaisonnements Inc. est actuellement à la recherche d'une personne motivée, dynamique, responsable et ayant l'esprit d'équipe pour combler le poste.

Les responsabilités de ce poste comprennent les activités suivantes:
**SOMMAIRE**:
Enregistre, gère et transmet les commandes aux responsables. Informe les clients des dates de livraisons et prépare les factures.

**RESPONSABILITÉS**:

- Traite les commandes pour les clients au détail et à l'industriel (Canada et États-Unis) dans le système M1. Fait parvenir toutes les commandes aux départements concernés.
- Récupère et confirme les commandes électroniquement en utilisant le système Deblex et fournit une confirmation aux clients
- Fait parvenir les commandes via le système EDI ainsi que par courriel
- S'occupe du contrôle des inventaires via la fonction gestion des livraisons dans le système M1. S'assure que la marchandise expédiée est déduite des inventaires.
- Reçoit la confirmation du département de l'expédition. S'assure que les quantités expédiées balancent avec la commande pour compléter la facture
- Met à jour l'information sur les produits finis (FDA, codes de tarifs, C.O.O, codes de fournisseurs )
- Prépare et actualise toute la documentation avec les numéros d'enregistrement de la FDA et la liste maîtresse des manufacturiers
- Informe les clients des dates de livraison ou du ramassage des commandes.
- Informe le transporteur choisi par le client
- S'assure que les commandes sont expédiées (bon nombre de palettes, de caisses ainsi que le poids exact)
- Suit à la trace les produits expédiés avec le transporteur (site du transporteur ou par téléphone) et s'assure que la date de livraison est respectée
- Complète la documentation pour les transferts entre entrepôts
- Met à jour le carnet de commandes et tous les documents reliés aux activités de vente/commandes quotidiennes
- Prépare les échantillons et les factures pour les clients actuels et potentiels. S'assure que les factures sont envoyées par la poste ou par courriel selon les spécifications du client
- Est responsable des envois généraux qui passent par la boîte aux lettres
- S'occupe régulièrement de l'entretien des bureaux et s'assure de la propreté
- Aide les autres départements au besoin
- S'assure que les principes de sécurité alimentaire et des BPM sont respectés
- Informe les gestionnaires s'il y a des problèmes de qualité ou de sécurité alimentaire pour qu'ils prennent action
- Traite les demandes de renseignements des consommateurs et s'occupe des plaintes

**EXIGENCES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES**:

- Diplôme d'études secondaires
- Expérience dans le service à la clientèle
- Connaissance de la suite Office (Word et Excel)
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**Position status**:Permanent - Full time at 40 hours per week
**Hours**: 8:30 a.m. to 5:00 p.m.
**Place of work**: Canada, Quebec: Baie d'Urfé

We have a passionate opportunity for an Administrative Assistant. Altius Spices & Seasonings Inc. is currently looking for a motivated, dynamic, responsible and team-oriented individual to fill the position.

The responsibilities of this position include the following activities:
**SUMMARY**:
Records, manages and transmits orders to managers. Notifies customers of delivery dates and prepares invoices.

**RESP