Adjoint ou Adjointe de La Doyenne Et Des Vice-doyens - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Sommaire du poste

L'adjoint ou l'adjointe de la doyenne assure la liaison avec de nombreux bureaux de la Faculté de gestion Desautels de l'Université McGill et de la communauté externe. Le ou la titulaire du poste travaille en particulier en étroite collaboration et interagit avec les administrateurs principaux et le corps professoral de la Faculté Desautels et de l'Université dans son ensemble afin d'assurer une communication bilatérale harmonieuse avec le bureau de la doyenne. Il ou elle a la responsabilité de fournir un niveau élevé de soutien organisationnel, administratif et personnel à la doyenne, aux vice-doyens et au directeur pédagogique de la Faculté et de contribuer au bon déroulement et à l'efficacité des activités à l'appui des priorités et de la mission de la Faculté. Le ou la titulaire du poste doit faire preuve d'un niveau exceptionnel de précision, de jugement, de tact et d'efficacité, et il ou elle doit travailler de façon autonome sous la direction générale.

Cette personne est par ailleurs tenue de planifier et de coordonner des réunions hebdomadaires, de consigner les mesures requises et d'assurer les suivis. Ce poste a une incidence de premier plan sur l'efficacité globale du bureau de la doyenne. Le rôle est essentiel à l'établissement d'un milieu de travail productif.

Fonctions et responsabilités principales
- Exécuter diverses tâches de soutien administratif de haut niveau qui prévoient et fournissent du soutien (calendrier, communications, dispositions logistiques, et déplacements) pour permettre à la doyenne, aux vice-doyens et au directeur pédagogique de la Faculté de mener des activités au maximum de leurs capacités et de tirer pleinement profit de leur potentiel afin de favoriser l'avancement de la Faculté et, ultimement, de l'Université McGill.
- Gérer les activités administratives du bureau de la doyenne et appuyer les activités quotidiennes de la Faculté.
- Établir et maintenir des contacts avec d'autres unités universitaires et organismes externes.
- Gérer les calendriers et les réunions pour la doyenne, les vice-doyens et le directeur pédagogique de la Faculté. Planifier les calendriers en vue d'établir les priorités des événements et des réunions; prendre des décisions concernant la tenue ou la suspension de réunions ou leur report lorsque des affaires urgentes se présentent; en plus de renvoyer des requêtes et des demandes de renseignements à d'autres bureaux pour qu'ils y portent une attention immédiate.
- Aider à rédiger la correspondance de la doyenne et des vice-doyens, des lettres et des notes de service, et distribuer des documents, des annonces, des avis, etc. au corps professoral et au personnel.
- Aider la doyenne à préparer les réunions du Comité exécutif, les réunions du comité universitaire et du conseil de la Faculté. Agir à titre de secrétaire pour ces réunions; assumer la responsabilité de la préparation de la documentation et des dossiers officiels des réunions, ainsi que de l'archivage de ces derniers.
- Assurer le suivi des mesures à prendre concernant les événements et les réunions. Veiller à ce que les documents et la correspondance soient préparés en temps opportun.
- Planifier le calendrier de toutes les réunions du comité permanent et distribuer l'information aux membres du corps professoral et au personnel.
- Assumer la responsabilité de l'organisation, de la préparation et de la publicité de divers événements de la Faculté Desautels.
- Aider aux communications externes et répondre aux demandes de renseignements généraux ou les rediriger, au besoin, vers les parties concernées, à l'intérieur de la Faculté ou dans un autre secteur, à l'université.- Comprendre les intervenants et porter des jugements rapides et proactifs sur la façon de répondre à leurs besoins dans le respect d'un calendrier exigeant. Aider à s'assurer que la doyenne, les vice-doyens et le directeur pédagogique de la Faculté sont bien préparés et informés pour les événements et les réunions.- Assurer une communication et un partage d'information efficaces entre la doyenne, les vice-doyens, le directeur pédagogique de la Faculté et les principaux intervenants.
- Organiser et coordonner tous les déplacements et l'hébergement de la doyenne, des vice-doyens et du directeur pédagogique de la Faculté.- Aider le service des Affaires universitaires, le cas échéant, à faire le suivi des charges d'enseigneme