Coordonnateur(Trice) - Services Aux Congrès - Montréal, Canada - Tourisme Montréal

Tourisme Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

2 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description de l'opportunité**

Saviez-vous que Montréal est pour une 5e année consécutive, la destination #1 accueillant le plus d'événements internationaux en Amérique du Nord? Aimeriez-vous contribuer à la planification et organisation des congrès et événements sportifs qui font la renommée Montréal?

Tourisme Montréal est à la recherche d'un.e coordonnateur(trice) pour se joindre à l'équipe de dynamiques professionnels des Services aux congrès. Si vous avez une formation en hôtellerie ou dans un domaine connexe et êtes intéressé.e par les Services aux congrès des ventes affaires et événements sportifs, ce poste est pour vous

**Votre mission**

Sous la supervision du chef d'équipe, Liaison marketing et partenariats, le titulaire du poste assure la coordination entre les actions menées par le chef d'équipe, les gestionnaires auprès de la clientèle ainsi que les besoins des membres et partenaires.

Il est responsable de soutenir, de compléter et mettre à jour tous les rapports d'activités et offres financières liés aux services aux congrès. Il s'assure que l'information rapportée aux rapports soit exacte et complète, en travaillant en étroite collaboration et assurant un soutien auprès du chef d'équipe et les gestionnaires.

Il effectue à cette fin des tâches administratives et en travaillant en étroite collaboration avec les gestionnaires du service aux congrès et départements des ventes affaires, marketing et finances.

**Responsabilités : à quoi ressembleront vos semaines avec nous**

**Services aux congrès**:

- Assurer un soutien clérical : rapports, présentations, révision, inventaire
- Réaliser et mettre à jour plusieurs rapports mensuels
- Effectuer l'entrée de données dans le logiciel CRM (IDSS)
- À partir de différents tableaux Excel:

- Exécuter et mettre à jour les rapports et publications, références aux membres, provenance des délégués, etc.
- Traiter les rapports d'activités post-congrès:

- Compilation des données et paiement des incitatifs financiers
- Contacter les hôtels et le Palais des congrès pour obtenir les informations post-congrès
- Effectuer les demandes de paiement reliées aux offres financières et à tous les fournisseurs
- Collaborer et soutenir les gestionnaires:

- Dans l'organisation de congrès multiplicateurs
- Dans la coordination de congrès et événements dont Montréal est l'hôte
- Dans la mise-en-œuvre des différents dossiers des gestionnaires
- Préparer les envois d'outils des gestionnaires pour les voyages pré-congrès et événements
- Préparer les sacs cadeaux et sacs de délégués
- Toute autre tâche connexe, selon les besoins

**Chef d'équipe, Liaison marketing et partenariats**:

- Assurer un soutien pour les activations lors de foires (tradeshow) et des besoins marketing par les équipes des ventes affaires et du service aux congrès
- S'assurer de la mise à jour des grilles de projets Smartsheet (partenariats, sport, événements) relatives aux dossiers marketing des ventes affaires, marché sportif et aux services aux congrès en compilant les documents de référence et mettre à jour le rapport de visibilité
- Collaborer étroitement avec les équipes marketing et des ventes affaires pour les suivis interdépartementaux
- Toute autre tâche connexe, selon les besoins

**Ce qui vous caractérise**
- Diplôme en tourisme, en gestion, en administration, en affaires publiques ou toute discipline connexe
- Excellente maitrise de la suite Microsoft Office avec maîtrise avancée du logiciel Excel;
- Excellentes compétences en communications écrite et orale (français et anglais);
- Expérience dans l'industrie touristique un atout;
- Expérience en gestion de programme un sérieux atout ;
- Connaissance approfondie et intérêt renouvelé de Montréal

**Ce qui vous démarquera**
- Dynamique, rigoureux et autonome;
- Bonne capacité d'analyse;
- Esprit d'équipe et de collaboration;
- Rigueur et autonomie;
- Sens de l'organisation et gestion des priorités;
- Forte aptitude à travailler en mode multitâches;
- Flexibilité pour travailler à l'extérieur de l'horaire établi, à l'occasion;
- Aptitude à la communication interpersonnelle et service à la clientèle;
- Fortes aptitudes en planification et en coordination;
- Facilité d'adaptation et ouverture aux changements;

**Ce que nous offrons**
- Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d'une échelle salariale, indexé annuellement
- 3 semaines de vacances à l'embauche, sur une base cumulative;
- Assurances collectives complètes et programme d'aide aux employés;
- 250$ en compte de gestion santé par année
- REER collectif égalé par l'employeur jusqu'à concurrence de 5 % du salaire (une fois la période d'essai réussie);
- Jusqu'à 5 journées ouvrables de congé payé entre Noël et le Jour de l'an;
- 10 journées de congé maladie payé