Adjoint Administratif - Canada - Fondation du Barreau du Québec

Description

**Vous avez l'esprit d'équipe, vous êtes proactif et professionnel?**

**Vous êtes un bon communicateur et vous aimez apporter votre soutien et garder les tâches bien organisées?**

**Vous aimez faire partie d'une petite équipe dynamique et polyvalente, où l'interdépendance et la responsabilité individuelle et collective sont valorisées?**

La Fondation est un organisme de bienfaisance qui participe à faire évoluer notre société en contribuant à l'avancement des connaissances en droit. Elle joue son rôle en soutenant la recherche juridique, en encourageant l'excellence par son concours juridique, en offrant des bourses de stage, en diffusant des formations web et en participant à des projets qui contribuent à l'accès à la justice et à une société plus juste et inclusive.

L'adjoint administratif assiste l'équipe de direction dans l'accomplissement de son travail. Il accomplit les tâches de nature administrative et technique pour la direction de la Fondation. Il assure un service de qualité auprès des donateurs, les lauréats et bénévoles de la Fondation et le réseau des partenaires.

**Principales responsabilités**
- Apporter un soutien administratif et technique à l'équipe de direction.
- Rédiger, réviser et corriger certains documents et correspondances.
- Répondre aux différentes demandes d'informations adressées à la Fondation par les donateurs, les partenaires ou par le public, notamment en lien avec les différents événements de la Fondation.
- Collaborer à consolider les liens avec les donateurs par son sens aigu du service à la clientèle.
- Gérer le courrier physique et électronique (boites courriel de la Fondation) et assurer le suivi des demandes.
- Participer à la réalisation du plan de reconnaissance des donateurs et des partenaires.
- Assurer le suivi administratif des différents projets et campagnes de financement en cours.
- Gérer la documentation des opérations et projets (ouverture, gestion documentaire, classement et fermeture).
- Envoyer les attestations de participation aux participants des différentes activités de formation de la Fondation.
- Élaborer, mettre en place et documenter les procédures pour utiliser la base de données.
- Mettre à jour la base de données et assurer la documentation de toutes modifications.
- Effectuer la maintenance et le nettoyage de la base de données selon les procédures à suivre, et procéder aux importations des données.
- Assurer un suivi rigoureux des consentements et des normes de confidentialités (Loi 25 et Loi canadienne antipourriel).
- Produire des rapports, listes, statistiques et divers documents requis pour le suivi des opérations.
- Coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration et des divers comités et préparer les documents nécessaires.
- Coordonner le cycle comptable complet des revenus et des dépenses (encaissements des dons, suivis des revenus provenant des partenaires et des commandites, suivi de l'attribution des montants des subventions et bourses, facturation, gestion des fournisseurs, etc.).
- Veiller à la circulation de l'information entre les membres de l'équipe.
- Effectuer toutes autres tâches connexes au poste.

**Formation et exigences**

**Formation**
- Diplôme d'études collégiales en technique de bureau ou tout autre domaine connexe

**Expérience**
- Trois (3) années d'expérience pertinentes

**Compétences organisationnelles**
- Intégrité, engagement, rigueur et collaboration

**Compétences spécifiques**
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Autonomie et jugement
- Confidentialité et discrétion
- Ouverture aux nouvelles technologies
- Esprit d'analyse
- Sens de l'initiative
- Sens de l'organisation permettant un travail efficace et rapide
- Capacité de travailler plusieurs projets à la fois en tenant compte des échéanciers
- Capacité d'adaptation et d'esprit d'équipe permettant de travailler avec plusieurs personnes

**Conditions d'emploi**
- Poste à temps plein ou temps partiel, à déterminer.
- Les conditions d'emploi sont prévues à la convention collective de la Fondation.
- Alternance entre le télétravail et la présence au bureau, selon les besoins de la direction.
- Assurances collectives, régime de retraite et conditions de travail avantageuses, horaire d'été, semaine de vacances durant le temps des Fêtes, et bien plus.

**Lieu de travail**
- Maison du Barreau, 445 boul. St-Laurent, Montréal (Québec) H2Y 3T8 et en télétravail
- **Veuillez envoyer votre CV ainsi qu'une lettre de motivation au plus tard le vendredi 10 février 2023, à 17h.**_

Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel

Salaire : 40 000,00$ à 60 000,00$ par an

Avantages:

- As