Agent ou Agente de Bureau - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

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Quebec City, Canada

3 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat, D.E.P. en comptabilité ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Explo, Peoplesoft finance et RH, SPLA, InfoSilem, Ecommerce, C-Cure

La Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation (FSAA) regroupe plus de 110 professeurs chercheurs dans six unités d'enseignement. Nous gérons trois pavillons, deux fermes et des installations serricoles à la fine pointe. Notre faculté se compte parmi les plus performantes en recherche au sein de notre institution. Notre mode de gestion est basée sur l'ouverture, le respect, le professionnalisme, la solidarité et la bonne humeur.

Sous la responsabilité de la coordonnatrice des infrastructures du pavillon de l'Envirotron et en étroite collaboration avec la direction exécutive de la Faculté, la personne nommée sur ce poste offrira des services administratifs en soutien aux activités des occupants du Pavillon de l'Envirotron, du Complexe des serres haute-performance et du jardin universitaire Roger Van-Den-Hende.
La personne titulaire du poste conseillera sa clientèle dans le respect des normes et des règlements de l'université et des différents organismes subventionnaires. La personne est responsable pour la saisie et la vérification d'environ 1000 formulaires financiers/RH par année (demandes d'achat, rapport de voyages, formulaires de bourses, etc.).
La personne sélectionnée aura le devoir de maintenir ses connaissances des outils et des règles institutionnelles à jour.

**Plus particulièrement, la personne devra**: Saisir des demandes d'achats et effectuer le suivi à la livraison si nécessaire; Effectuer la vérification des demandes d'achats, des rapports de voyage et des demandes de paiement; Saisir des demandes de remboursement/d'avances de voyage et des demandes de paiements; Rédiger des formulaires de bourses et valider le statut des étudiants; Effectuer la gestion des cartes d'accès et tenir un registre des dépôts à jour; Gérer les demandes à la serrurerie et des clés de son secteur en plus de tenir le registre des prêts/dépôts à jour; Rédiger des demandes dans le système MAXIMO du Service des immeubles pour la maintenance du Pavillon; Gestion de l'imprimante multifonction et participer à la facturation; Coordonner le lavage des sarraus avec la collaboration de l'appariteur de la Faculté; Rédiger des demandes de service internes (Direction des technologies de l'information, Service des immeubles, Service de reprographie, etc.); Etc.