Technicien(ne) en administration, Soutien à la Direction Santé Mentale et Dépendances - Montreal, Canada - CIUSSS Centre-Ouest-de-l'ïle-de-Montréal

Description

Établissement : CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal Titre d'emploi : Technicien(ne) en administration, Soutien à la Direction Santé Mentale et Dépendances Type de poste : Personnel non syndiqué Numéro de référence : CNS Direction : Programmes de santé mentale et dépendance Service : Site : Hôpital général juif Clientèle : Ville de l'emploi : Montréal Statut de l'emploi : Permanent- Temps complet Nombre de jours : Quart de travail : Jour Horaire de travail : Durée : Catégorie d'emploi : Personnel de bureau et de l'administration (agent admin., tech. admin., spécialiste proc. admin., etc.) Nombre d'emplois disponibles : 1 Début d'affichage : Fin d'affichage : Échelle salariale : 24.21$ à 32.32$ l'heure Description : Qui sommes nous ?

Regroupant une grande variété d'établissements de santé affiliés à des universités dans le centre-ouest de Montréal, dont des hôpitaux, des centres de soins de longue durée et des CLSC, le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal offre des possibilités infinies.

Au sein de ce réseau, vous serez appelé à jouer un rôle de premier plan dans le soutien des continuums et trajectoires de soins pour les clients au sein d'établissements ayant reçu des mentions d'honneur et reconnus à travers le monde pour la qualité des soins et la recherche. Au CIUSSS, les membres du personnel sont au cœur du réseau. S'appuyant sur des valeurs de compassion et d'intégrité, le CIUSSS se distingue par son statut bilingue et sa riche identité culturelle.

Résumé des Fonctions

Sous la supervision du Directeur adjoint, le titulaire du poste assure le bon fonctionnement administratif et la liaison de la direction. Ses responsabilités incluent la gestion des tâches complexes, le suivi méticuleux des mandats et des dossiers, ainsi que la représentation de la direction auprès des partenaires internes et externes. Il/elle garantit la qualité des documents produits, favorise un service clientèle de qualité et incarne les valeurs de l'organisation.

· Soutien administratif aux cadres supérieurs : gestion de correspondance, agendas, organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, et création de documents conformes aux normes établies.
· Gestion documentaire selon les normes établies (BANQ) et contrôle de la qualité des informations produites, notamment pour les rapports internes et ministériels.
· Supervision et soutien de l'équipe administrative, en offrant des conseils et une rétroaction constructive pour améliorer la qualité du travail.
· Participation à l'implantation des changements administratifs, recherche d'efficacité et de meilleures pratiques.
· Contrôle de la qualité du travail de secrétariat, gestion des systèmes informatiques et suivi des demandes d'accès à l'information et des médias.
· Maintien de la confidentialité des dossiers.

Ressources Humaines

· Soutien à la planification et au suivi des processus RH tels que le recrutement, la formation et la gestion des horaires, en veillant au respect des délais, à la conformité des informations et aux implications budgétaires.
- Développement d'outils de suivi des ressources humaines.

Ressources Matérielles et Approvisionnement

· Gestion des commandes, vérification des factures et suivi des contrats selon les procédures établies.
· Préparation des ententes de services et gestion des besoins en approvisionnement conformément aux règles établies.

Ressources Financières

· Développement d'outils de suivi financier, analyse des écarts budgétaires et suivi des budgets ministériels.
· Soutien à l'analyse des demandes de modification budgétaire et collaboration à la préparation du budget annuel. Exigences : Profil académique
· Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé.

Connaissances et expériences

· Deux années d'expérience dans un poste de responsabilités au niveau d'une direction générale;
· Connaissance de MS Office et outils Outlook 365 (Word, Excel, Power Point, Teams, Outlook 365);
· Connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de texte, ordre du jour et procès-verbaux;
· Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux;
· Bilingue : parfaite maîtrise du français parlé et écrit; très bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit.

Compétences clés

· Excellente gestion du temps et des priorités;
· Initiative et autonomie professionnelle;
· Sens des responsabilités ;
· Rigueur et organisation ;
· Capacité de gérer le stress relié au travail, flexibilité;
· Discrétion et respect de la confidentialité;
· Capacité de travailler en équipe ;
· Esprit de synthèse et d'analyse.

Pourquoi travailler pour le CCOMTL ?

· Parmi les meilleurs employeurs de 2024 ;
· Régime d'assurance-collective;
· Régime de retraite (RREGOP);
· 20 jours de vacances après un (1) an travaillé;
· 13 congés fériés;
· 9,6 jours de maladie monnayable une fois l'an;
· Programme de rabais aux employés ;
· De multiple possibilités de mobilité et d'avancement ;
· Et bien plus

#LI-RE1 Remarques : Diversité et inclusion

Au CIUSSS du Centre-Ouest-de-l 'Ile-de-Montréal, la diversité est au cœur de qui nous sommes et de ce que nous faisons, tous les jours. Nous sommes fiers d'accueillir, de valoriser et de faire rayonner cette diversité dans toutes nos équipes, composées d'individus possédant des forces, des expériences et des parcours différents, ayant tous une passion pour l'excellence des soins et services visant l'amélioration de la vie des gens. Nous travaillons à offrir des environnements de travail et d'apprentissage exemplaires et de qualité supérieure qui sont sains, équitables et inclusifs, exempts de toute forme de discrimination et où chaque personne est accueillie et reconnue peu importe ses identités, et est également partie prenante et contributrice au présent et au futur du CIUSSS.

Nous souscrivons fièrement au programme d'accès à l'égalité en emploi (PAÉE) et invitons les candidatures des femmes, des membres d'une minorité visible ou ethnique, des Autochtones et des personnes présentant des limitations, sans distinction de race, d'origine nationale ou ethnique, de couleur, de religion, d'âge, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité ou d'expression de genre, d'état matrimonial, de situation de famille ou tout autre motif légalement protégé. Nous invitons toute personne ayant besoin d'accommodements à n'importe laquelle des étapes du processus de recrutement, à communiquer avec nous en toute confidentialité à l'adresse courriel

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération. Nous vous invitons à vérifier vos courriels indésirables (un courriel de notre organisation pourrait s'y trouver).