Technicien(Ne) en Administration - Montréal, Canada - Cégep du Vieux Montréal

Cégep du Vieux Montréal

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- Technicien(ne) en administration- Numéro de référence:
- C Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction de la formation continue et aux entreprises- Service:
- Sans objet- Nom du supérieur immédiat:
- Laura Sauvaget- Entrée en fonction prévue:
- Un cégep ouvert d'esprit-
- Description:
- NATURE DU TRAVAIL
- Sous la responsabilité de la directrice adjointe aux programmes crédités de la Direction de la formation continue et aux entreprises (DFCE) et en étroite collaboration avec l'aide pédagogique individuelle et les conseillers et conseillères pédagogiques dédiés aux programmes crédités (AEC), le technicien ou la technicienne en administration effectue divers travaux techniques à caractère administratif dans le domaine de l'organisation et de l'encadrement scolaire selon des méthodes et des procédures de nature complexe.
- Il ou elle participe aux opérations techniques liées à l'admission, à l'inscription, à la confection d'horaires de même qu'à la gestion du dossier de l'étudiante ou de l'étudiant et du fichier informatique et ce, pour l'ensemble des programmes crédités (AEC).
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- CONFECTION DES HORAIRES ET LOGISTIQUE DES COURS- Effectue les opérations techniques liées à la confection d'horaires et à la logistique pour l'ensemble des programmes crédités (AEC);
- Agit comme répondant ou répondante de la DFCE pour la coordination et la transmission de toutes les données, notamment la confection des horaires, la gestion et l'exploitation des systèmes informatisés qui supportent la gestion pédagogique tels que Clara et Omnivox ;
- Coordonne les opérations d'entrée de données dans Clara (ouverture des cours-groupe, inscriptions, arrangements, locaux, etc.) ;
- S'assure de la gestion optimale des réservations de locaux en tenant compte des exigences pour chaque programme crédité (AEC), des besoins spéciaux des étudiants et des ressources matérielles disponibles.

REGISTRARIAT- Est responsable du système de gestion des inscriptions et de la gestion des dossiers étudiants dans Clara pour les programmes crédités (AEC) et s'assure de l'exactitude du financement propre à chacun (avec fiche de suivi de Services-Québec ou non) ;
- Effectue le suivi administratif des étudiants (présences, absences, abandons, mise à jour des informations personnelles, sanctions d'études collégiales) pour les programmes crédités (AEC) ;
- Travaille en étroite collaboration avec la technicienne en administration responsable des finances de la DFCE. Fournit notamment l'information requise pour la facturation des étudiants et étudiantes ;
- Prépare et transmet des données informatisées pour le MEES et pour d'autres organismes (Services-Québec, O.I.I.Q., SRAM, commandites virtuelles) ;
- Est responsable de la récupération informatique dans Socrate de toutes les données nécessaires à la bonne marche des opérations (rapports, etc.) ;
- Procède à la validation des rapports ;
- Effectue la vérification, la correction et la préparation de divers documents et fichiers en support aux conseillers et conseillères pédagogiques et aux enseignants et enseignantes ;
- Répond aux demandes de sondages sur les effectifs scolaires ;
- Voit aux relations avec les autres unités administratives du Cégep (Service de l'organisation scolaire, Ressources matérielles et informatiques) et les organismes externes, notamment Services-Québec.

POUR TOUS LES DOSSIERS- Assiste l'équipe de la DFCE et les usagers et usagères dans les divers mandats du service et assiste le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par celui-ci relativement au recrutement, à la promotion et la diffusion des programmes crédités (AEC) ;
- Agit à titre d'intermédiaire entre la DFCE et le Service de l'encadrement scolaire. S'assure notamment de la mise à jour et de la diffusion de l'information relative au processus d'admission ou d'inscription des étudiant.e.s ;
- Collabore à l'élaboration du calendrier des opérations pour les programmes crédités (AEC) ;
- Produit des tableaux statistiques, divers types de documents et d'attestations dans le cadre des cours non-crédités ;
- Collabore à l'archivage des dossiers ;
- Initie, au besoin, le nouveau personnel et accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
- Dans le domaine de l'administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
- EXIGENCES PARTICULIÈRES- Connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
- Connaissanc