Assistant Administratif - Quebec City, Canada - RESSOURCE INTERMÉDIAIRE GINGRAS

RESSOURCE INTERMÉDIAIRE GINGRAS

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Responsabilités**:
**Accueil et gestion des visiteurs**:

- Accueillir les visiteurs, les clients et le personnel de manière professionnelle et amicale.
- Gérer le courrier entrant et sortant, trier les colis et organiser les livraisons.
- Préparer et éditer des documents, des rapports et des présentations en utilisant des logiciels tels que Microsoft Office.
- Maintenir des systèmes de classement et des bases de données organisés pour assurer une gestion efficace des informations.

**Coordination des rendez-vous médicaux**:

- Planifier les rendez-vous médicaux pour les résidents, en tenant compte de leurs disponibilités et de leurs préférences. (LAISSER CETTE FONCTION AU CHEF D'UNITÉ)
- Accompagner les résidents à leurs rendez-vous médicaux et fournir un soutien logistique au besoin.
- Communiquer avec les professionnels de la santé pour garantir la continuité des soins et le suivi des traitements.(LAISSER CETTE FONCTION AUX CHEFS D'UNITÉS ET COORDO)

**Gestion des stocks et des achats**:

- Effectuer des achats mensuels de fournitures, de nourriture et d'articles de soins personnels pour les résidents.
- Comparer les prix et la qualité des produits auprès de différents fournisseurs pour obtenir les meilleures offres.
- Suivre les niveaux de stock et passer des commandes supplémentaires lorsque cela est nécessaire pour éviter les pénuries.

**Assistance dans le processus de recrutement**:

- Aider à la publication des offres d'emploi sur les plateformes de recrutement en ligne.

**Vérification des antécédents judiciaires**:

- Coordonner le processus de vérification des antécédents judiciaires pour les nouveaux employés.
- Collecter les documents nécessaires et les transmettre aux autorités compétentes pour examen.
- Assurer la confidentialité des informations sensibles et le respect des réglementations sur la protection des données.

**Collecte de Reçus et Saisie de Données**
- Collecter les reçus après l'utilisation des fonds par les résidents et saisir les données dans les systèmes informatiques.
- Assurer l'exactitude des informations financières en vérifiant les données entrées et en corrigeant les erreurs éventuelles.
- Collaborer avec les chefs d'unités et le coordonnateur clinique pour concilier les relevés financiers et garantir la transparence dans les transactions.

**Gestion des formulaires de remboursement des déplacements médicaux**:

- Coordonner le processus de remboursement des frais de déplacement médicaux des résidents.
- Collecter et vérifier les informations nécessaires et garantir le remboursement en temps voulu et précis.

**Assistance au PDG avec les tâches administratives**:

- Organiser l'emploi du temps du PDG, préparer des documents et gérer la correspondance.

**Gestion de la formation et du développement des employés**:

- Inscrire les employés aux programmes de formation internes et externes et coordonner les sessions de formation.
- Maintenir les calendriers de formation et envoyer des rappels pour assurer la participation des employés.

**Coordination des achats en ligne et hors ligne pour les résidents**:

- Rechercher des fournisseurs, passer des commandes en ligne et organiser la livraison des articles aux résidents ( selon les recommandations des responsables d'unités ou du coordonateur)

**Suivi des politiques et des procédures**:

- Assurer le respect des politiques internes et des réglementations externes et mettre à jour les manuels de politiques et de procédures au besoin.

**Gestion du Courrier**:

- Collecter quotidiennement les lettres des résidents et de l'administration dans la boîte aux lettres.
- Trier et distribuer le courrier dans les boîtes aux lettres désignées des résidents ou dans les départements pertinents de l'administration, de manière rapide et précise.
- Veiller à la confidentialité et à l'exactitude dans le traitement de tout le courrier entrant et sortant.
- Aider les résidents et le personnel de l'administration à recevoir et à envoyer des colis ou des livraisons spéciales.
- Coordonner avec les services de livraison et les destinataires pour garantir des transactions fluides et des livraisons en temps voulu.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : à partir de 21,00$ par heure

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Repos la fin de semaine

Lieu du poste : En présentiel