Commis-soutien Aux études - Montréal, Canada - Polytechnique Montréal

Polytechnique Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

-No
-Affichage externe
-du 29 août 2023 au 12 septembre 2023

**Supérieur immédiat**
Cheffe de section - soutien à la réussite
Caroline Jodoin

**Lieu de travail**
Pavillon principal (Montréal, Québec)

**Sommaire de la fonction**
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés
Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée accueille la clientèle étudiante et toutes personnes qui se présentent au Service aux étudiants de Polytechnique (SEP) et donne des renseignements généraux sur les divers programmes et services dispensés. Elle prend les rendez-vous avec les étudiantes et étudiants. Elle effectue la saisie de données et la mise à jour dans les systèmes informatisés utilisés par le service et produit des statistiques. Elle complète les documents administratifs reliés aux demandes particulières de la clientèle étudiante et fait les suivis requis. Plus particulièrement pour le secteur du Soutien aux étudiants en situation de handicap, elle organise la passation d'examens pour la communauté étudiante bénéficiant de mesures d'accommodement. Elle voit à l'impression, à la distribution ou à la mise à jour de la publicité de ce secteur. Elle effectue la saisie et le traitement de textes de différents documents. Pour le secteur de l'aide, effectue le traitement des confirmations à l'AFE des étudiants et vérifie les demandes d'admissibilité au Programme Étude-travail.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

Accueille la clientèle étudiante et toutes personnes qui se présentent à la réception du SEP, détermine le motif de leur visite, fournit les renseignements demandés et les dirige vers la personne ou le service approprié. Offre le même soutien pour les demandes reçues par téléphone, par courriel et sur les médias sociaux au besoin;

- Prend les rendez-vous avec la communauté étudiante sur les calendriers en ligne du personnel professionnel du SEP et procède à l'ouverture d'un dossier. En fonction du plan de suivi établi par le personnel professionnel, prend les rendez-vous pour la clientèle étudiante avec les personnes intervenantes recommandées. Fait le lien avec le Registrariat ou avec le département concerné;Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres au SEP. Soutient les activités de la réception au besoin ou en période de pointe (p. ex. : vente de billets pour la collation des grades, paiement pour les résidences et la vaccination, etc.). Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du service. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés (p. ex. : système de traitement des dossiers, Moodle, Drupal, Alfresco, calendrier institutionnel, etc.), ainsi que des pages Web du service. Note au répertoire informatique les rencontres avec les étudiantes et étudiants. Fait le traitement des données à partir des requêtes statistiques et produit des listes et des rapports requis telles les statistiques annuelles sur le nombre d'utilisateurs et la fréquence des consultations pour les différents secteurs du service;Voit à la production, la distribution ou à la mise à jour de la publicité en ligne ou imprimée du service. Produit du matériel publicitaire pour les différents programmes et activités offerts (p. ex. : ateliers de perfectionnement, conférences, consultations individuelles, tutorat, séance d'information, ateliers, concours, etc.). S'assure d'alimenter le présentoir de la salle de réception du SEP;Assure la gestion et le classement des courriels et le suivi des envois. À cet égard, fait le suivi de l'état des dossiers en réalisant les modifications nécessaires;Organise des réunions et collabore à l