Adjoint(E) de Direction Pour Le Service Qualité de - Montréal, Canada - Barreau du Québec

Barreau du Québec

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent administratif syndiqué à temps plein d'adjoint du directeur de la Qualité de la profession et du superviseur du secteur formation et prévention.

**DESCRIPTION SOMMAIRE**

Relevant du directeur du Service Qualité de la profession et du superviseur du secteur formation et prévention du Service Qualité de la profession, l'adjoint du directeur de la Qualité de la profession et du superviseur du secteur formation et prévention effectue les tâches de secrétariat et assure le suivi des différents dossiers du directeur du Service Qualité de la profession et du superviseur du secteur formation et prévention. Il reçoit notamment les appels concernant ses activités, transmet l'information, effectue divers suivis et assume la responsabilité de certains dossiers spécifiques. Au besoin et en support à la personne responsable, assure la gestion administrative des accréditations liées à divers comités, en plus de participer, au besoin toujours, à la logistique, à l'organisation et au déploiement d'activités de formation.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

Assure le secrétariat du directeur et du superviseur du secteur formation et prévention, notamment:

- Assure la production de documents tels que des lettres, rapports, ordres du jour et procès-verbaux;
- Transmet divers documents requis selon les politiques établies, coordonne les réunions et assure les suivis demandés par le directeur;
- Tient l'agenda et fixe les rendez-vous ainsi que les dates de réunions, y compris les rencontres de service;
- Effectue les réservations de salles, de moyens de transport et d'hébergements;
- Effectue les recherches nécessaires aux suivis des demandes internes;
Reçoit la correspondance ainsi que les appels téléphoniques et transmet l'information sur la nature des services offerts par le Service Qualité de la profession ainsi que, dans certains cas, sur les autres services du Barreau. Le cas échéant, transmet la documentation pertinente selon les politiques établies et achemine l'appel au supérieur immédiat ou à la personne concernée;
Effectue le suivi des dépenses du service, y compris à l'égard des formations. Assure la réception, la vérification et l'imputation des factures du service, y compris le suivi auprès du Service des finances;
Assiste, au niveau administratif, ledirecteur dans la préparation du budget du service;
Procède à l'ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité;
Assure l'organisation matérielle du personnel du service, y compris la commande des fournitures de bureau;
Assure la formation des nouveaux employés;
Tâches liées aux accréditations

Au besoin et en support à l'agent administratif aux formations et à la gestion des accréditations, assure la gestion administrative des accréditations liées à divers comités (Comité aviseur (COAMF), Comités accréditeurs (médiation familiale, médiation civile, commerciale et travail, petites créances, arbitrage et autres):

- Reçoit les demandes d'accréditation et s'assure de leur conformité;
- Ouvre les dossiers, s'assure que les dossiers sont complets, accuse réception des documents;
- Prépare les dossiers pour le Comité aviseur (COAMF) et les comités accréditeurs;
- Assure la logistique des comités, agit comme secrétaire et produit les procès‐verbaux;
- Produit, à la suite de la séance du comité concerné, les lettres, accréditations et documents;
- Assure la mise à jour au Tableau de l'Ordre du Barreau, au ministère de la Justice et au site Web du Barreau;
- Répond aux questions générales des membres en lien avec les accréditations.

Autres tâches

Assure le secrétariat du Comité de la formation continue obligatoire:

- Prépare les ordres du jour et les demandes de résolutions;
- Rédige les procès-verbaux et met à jour le tableau de suivi des décisions concernant les formations éthiques, déontologiques ou liées à la pratique professionnelle ainsi que les formations obligatoires équivalentes.

Au besoin, participe à la logistique, à l'organisation et au déploiement d'activités de formation, y compris aux communications à l'égard des participants ainsi qu'à l'envoi d'attestations et de confirmations;
Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

**QUALIFICATIONS REQUISES**

**Formation**:
Diplôme d'études collégiales ou l'équivalent.

**Expérience**:
Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Habiletés**:

- Organisation et gestion des priorités
- Habiletés au travail d'équipe
- Excellent service à la clientèle
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
- Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office

**Horaire de travail **:33.75h/semaine

**Lieu de travail **:Vieux-Montréal

**Date d'entrée en poste**: Dès que possible

Type d'emploi : Temps p