Agent Administratif Classe 1 - Québec, Canada - CHU Sainte-Justine

CHU Sainte-Justine

Verified Company

Québec, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Tu es prêt(e) à relever un nouveau défi professionnel dans un milieu hautement stimulant?

Joins-toi au CHU Sainte-Justine en tant qu'agente ou agent administratif, classe 1, au sein de l'équipe du programme de réadaptation en milieu scolaire.

**Description de l'établissement**:
Travailler au CHU Sainte-Justine, c'est
- Faire une différence pour nos patients_
Dépasse-toi professionnellement avec notre communauté de 5 000 employés et 500 médecins, dentistes et pharmaciens pour améliorer la santé des mères et des enfants du Québec
- Se réaliser_
Entreprend des projets stimulants dans notre milieu hautement innovant. Nos gens dévoués et bienveillants t'accompagneront dans ton cheminement.
- Briller_
Contribue à la renommée du CHU Sainte-Justine, le plus grand centre mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, il est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada, accueillant chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

**Description du poste**:
Venez voir grand pour nos petits et nos mamans en vous joignant à la grande famille du CHU Sainte-Justine en tant qu'agent administratif Nous avons plusieurs offres disponibles

Ta contribution au bien-être de nos patients

Relevant de la cheffe de programme, le titulaire de ce poste exerce un rôle-clé dans le bon fonctionnement opérationnel du secteur d'activité. Il assure le soutien administratif et le secrétariat de la cheffe de programme en réadaptation. Il contribue de façon concrète à la réalisation des missions, projets et mandats de ce secteur en collaborant étroitement avec le gestionnaire et les équipes.
Il participe à la préparation des dossiers à la gestion des agendas. Il assure également la coordination des activités administratives et effectue diverses tâches de secrétariat. Il est sollicité pour effectuer des tâches reliées à l'organisation du travail, à la planification et à l'exécution de travaux complexes à caractère administratif, de façon proactive.

Plus précisément:
Soutien administratif/secrétariat à la cheffe et assistante-cheffe de programme. Support dans ses différents mandats.
- Coordination d'agendas du gestionnaire de son secteur
- Organisation de réunions, d'activités cliniques pour les divers secteurs/équipes sous la gouverne du chef de service:

- Coordination technique avec d'autres programmes/ services du CRME et des écoles (réservation et préparation de salles, de matériel audio-visuel, etc.) ;
- Préparation, convocation et participation aux réunions (ex : invitation Teams, entrées d'agenda, suivis Planner)
- Préparation des documents nécessaires lors des réunions et activités ;
- Rédaction de compte-rendu et procès-verbaux ;
- Suivi des différents dossiers
- Complétion de divers documents (formulaires, requêtes, etc.), envoi selon les procédures et suivi
- Enregistrement et saisie d'informations dans les systèmes d'informations et bases de donnée du programme
- Rédaction de lettres, de mémos et autres compositions et documents (PPT, tableaux Excel) à partir de notes, de brouillons, de modèles ou d'idées
- Facturation et suivi pour bons de travail avec partenaires scolaires et Programme des Aides Techniques et Technologiques du CRME
- Gestion de l'inventaire des équipements (appareils de soins et de traitements, lien GBM et DSTH, contrats de services, etc)
- Suivi des entretiens préventifs de divers équipements
- Commandes de fournitures diverses via GRM et autres, suivis avec Département des approvisionnements et logistique de livraison
- Effectuer les demandes d'achat et de remboursements pour les différents services du programme
- Élaboration et adaptation des procédures de travail et des outils de gestion
- Demandes de remplacement du personnel de soins (court terme et long terme) via Logibec

% de temps (approximation
- Assignations SIPAD pour l'ensemble des professionnels du programme
- Conception des outils de compilation statistique et d'indicateurs en réponse aux besoins du secteur (base de données et graphiques) et analyse
- Coordination de l'arrivée de nouveaux employés dans le service.
- Préparer la documentation et la remettre au nouvel employé.
- Accueillir et présenter les lieux au nouvel employé:

- Planifier le matériel requis ;
- Voir au soutien technique et informatique (faire la demande pour les codes d'accès, jetons de sécurité, etc).
- Dispenser certaines formations de base aux nouveaux employés (Utilisation SIPAD, utilisation Logibec pour relevés de présence, etc.)
- Mise sur pied et tenue d'un système de classement rigoureux pour assurer la gestion documentaire de son secteur permettant une organisation efficace de l'information
- Soutien aux autres AA du programme et assure la couverture de leurs tâches lo