Agente ou Agent de Secrétariat à La Réception - Sherbrooke, Canada - Ministère des Transports et de la Mobilité durable

Ministère des Transports et de la Mobilité durable

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Sherbrooke, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agente ou agent de secrétariat à la réception**
- **Direction **:Direction générale de l'Estrie
- **Service **:Direction de la coordination et des relations avec le milieu
- **Nombre d'emploi à pourvoir **:1
- **Statut de l'emploi **:Régulier
- **Lieu de travail**: 200, rue Belvédère Nord, bureau 2.02, Sherbrooke
- **Présence au bureau**: Présentiel à 100%
- **Horaire de travail** : 35 heures par semaine
- **Date prévue d'entrée en fonction**: Mars 2024

***

**Les défis que nous vous proposons**

Sous l'autorité de la directrice et la supervision de la responsable du module des relations avec le milieu (RM), le titulaire de l'emploi fait partie intégrante du guichet unique en territoire (GUT). Il représente le premier contact auprès de la clientèle de la Direction générale de l'Estrie (DGE), et ce, en conformité avec la _Déclaration de services aux citoyens_. Le titulaire doit:
**Assurer les tâches liées à la réception et à l'accueil de la clientèle**:

- Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs (citoyens, partenaires, clients, fournisseurs, etc.) qui se présentent au bureau régional;
- Recevoir les appels téléphoniques pour l'ensemble des unités administratives du bureau régional, diriger les demandes de renseignements aux personnes-ressources concernées ou autres ministères et organismes, fournir certains renseignements d'ordre général et s'assurer du suivi auprès de l'employé concerné par la demande;
- Gérer la boîte courriel de la Direction générale de l'Estrie et en faire le suivi auprès du personnel concerné;
- Coordonner la réception et l'expédition du courrier et des colis (Postes Canada et Purolator).

**Soutenir la coordonnatrice sectorielle aux demandes citoyennes**:

- Saisir dans le système Gestion des plaintes et des signalements (GPL) les demandes citoyennes reçues directement au bureau régional en personne, par téléphone ou via la boîte courriel;
- Traiter les requêtes citoyennes en les analysant, en les acheminant à la bonne unité administrative, en collectant l'information et en produisant une réponse dans les délais impartis;
- Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour traiter les demandes peu complexes ou ne nécessitant pas d'analyse ;
- S'assurer du respect des délais de réponse en vue de satisfaire aux conditions de la _Déclaration de services aux citoyens_;
- Participer aux redditions de comptes trimestrielles en faisant des recommandations pour améliorer le service à la clientèle et assurer l'atteinte des cibles fixées en vertu de la _Déclaration de services aux citoyens_;
- Traiter les réclamations pour dommages ne nécessitant pas d'analyse plus poussée.

**Effectuer des tâches de secrétariat en soutien à l'ensemble des unités administratives**:

- Corriger et mettre en page des lettres, notes, comptes rendus, ordres du jour, présentations PowerPoint, etc.;
- Assurer le classement dans les systèmes appropriés (Content Server, etc.);
- Effectuer des copies et de la numérisation de documents et les transmettre aux personnes concernées;
- Collaborer avec les agents de secrétariat des unités administratives et les remplacer au besoin, notamment pour la correspondance ministérielle (GDM).

**Offrir son appui à la coordonnatrice de la boîte Partenaires et du système Suivi des demandes externes (SDE)**:

- Recevoir les demandes partenaires par courriel ou par téléphone et contribuer au traitement de ces demandes;
- Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour gérer la boîte Partenaires et saisir les demandes au système SDE;
- Traiter et transmettre les courriels d'information périodiques dédiés aux partenaires (ex. publication d'appel d'offres, modification des limites de charges, chantiers ciblés);
- Participer à la production des bilans annuels de la direction générale en effectuant l'extraction des statistiques au système SDE et la mise en page du document de présentation.

**Réaliser des opérations facilitant le déroulement des activités courantes de l'ensemble des unités administratives, comme les réservations d'hôtels de salles de réunion, mise à jour de procédures et toutes autres tâches connexes.**

**Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
- Régime d'assurances collectives ;
- 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
- Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
- Horaire variable ;
- Sécurité d'emploi ;
- Programme d'aide aux employés (PAE) ;
- Programme de soutien aux études ;
- Service de formation et de développement au sein de l'organisation ;
- Soutien financier à la pratique