Administrateur(Trice)/administrator, Capital - Montréal, Canada - Pure Industrial

Pure Industrial

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**À propos de** **nous**:
Pure Industrial est l'un des principaux fournisseurs de biens immobiliers industriels au Canada. Son objectif est de transformer le paysage canadien de l'entreposage et de la distribution en proposant à ses clients une offre immobilière industrielle de premier ordre et des solutions de chaîne d'approvisionnement complètes - du premier au dernier kilomètre.

**Résumé du poste**:
**Responsabilités**:

- Assurer des tâches administratives générales de nature hautement confidentielle et sensible dans plusieurs villes.
- Gérer le calendrier et coordonner régulièrement les réunions et les appels (téléphoniques et en visioconférence)
- Remplir et traiter les rapports de dépenses, les inscriptions professionnelles et toute autre procédure déléguée.
- Créer tous les nouveaux fichiers de fournisseurs.
- Produire des documents, notamment des présentations, des propositions et d'autres documents.
- Être responsable de la création, de l'examen et de l'approbation des comptes de régularisation mensuels et des prévisions de trésorerie.
- Gérer les ordres d'achats, de leur création jusqu'à leur approbation et leur envoi aux fournisseurs, en veillant à ce que ce soit exact et effectué dans les délais impartis.
- Diriger le processus de facturation mensuelle en s'assurant que les factures sont reçues, distribuées, vérifiées, codées, saisies et traitées avec un degré de précision et de rapidité élevé.
- Être responsable des comptes rendus des réunions hebdomadaires et bihebdomadaires.
- Assurer la coordination pour les signatures et les approbations des formulaires de demande de permis et de tout autre demande ou accord, selon les besoins.
- Organiser les itinéraires de voyage et les réservations selon les besoins.
- Appuyer l'établissement du budget des approvisionnements et des dépenses de l'équipe sur une base trimestrielle.
- Filtrer toutes les communications par courriel (internes et externes) et, si nécessaire, prendre les mesures qui s'imposent.
- Mettre en place, maintenir et assurer l'exactitude des données des plateformes Job Cost et Construction Manager.
- Comprendre les principes de base de l'administration des contrats et des paiements.
- Sauvegarder, classer et tenir à jour les dossiers de projets sur le réseau commun.

**Compétences** et **expérience** **requises**:

- Avoir de l'expérience avec les ordres d'achat, les dépenses d'investissement, le traitement des factures, les comptes de régularisation et Yardi
- Avoir d'excellentes compétences interpersonnelles, orales et écrites et être capable de travailler en liaison avec tous les niveaux de l'organisation ; travailler efficacement avec des spécialistes de différents secteurs.
- Être capable de chapeauter des équipes composées de plusieurs professionnels et de gérer des priorités multiples avec des échéances concurrentes.
- Détenir des compétences exceptionnelles en matière de gestion du temps et d'organisation.
- La connaissance de l'anglais est indispensable, car vous travaillerez avec des collègues, des parties prenantes internes, des partenaires et des locataires dans tout le Canada.
- Avoir une connaissance avancée de la suite MS Office.
- Capacité à travailler dans une petite équipe.- ** About Us**:
Pure Industrial is one of Canada's leading providers of industrial real estate, aiming to transform the Canadian warehousing and distribution landscape by providing a best-in-class industrial real estate offering and full-service supply chain solutions for our customers - from the first to the last mile.

**Role Summary**:
**Core Responsibilities**:

- Handle general professional administration of a highly confidential and sensitive nature across multiple cities.
- Regularly coordinate meetings and conference (audio & video) calls.
- Complete and process expense reports, professional registrations and any other delegated processes.
- Create all new vendor setups.
- Document production, including creation of presentations, proposals, and other documents.
- Responsible for creating, reviewing and obtaining approval on monthly accruals and cash forecasting.
- Responsible for the creation of project files in Yardi Construction Manager, including initial input of project details, budget, any associated contracts, and potential budget adjustments and creation of change orders, along with generation of project reports from Yardi Construction Manager, as required.
- Lead the Purchase Order process from creation, through approval and distribution to vendors ensuring it is accurate and done in a timely manner.
- Lead the monthly invoicing process, ensuring invoices are received, distributed, reviewed, coded, entered and processed with a high degree of accuracy and urgency.
- Responsible for weekly and bi-weekly meeting minutes.
- Maintain and update department-level templates and databases.
- Organize travel itineraries and arrangements as needed.
- Supp