Coordonnateur Principal Des événements - Montréal, Canada - CBRE

CBRE

Verified Company

Montréal, Canada

8 hours ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Coordonnateur principal des événements / Events Coordinator**

**Job ID**
**Posted**
- 16-May-2024**Service line**
- GWS Segment**Role type**
- Full-time**Areas of Interest**

Administrative, Communications/Public Relations, Customer Service

**Location(s)**

Montreal - Quebec - Canada

**À propos du poste:
- En tant que coordonnateur principal des événements de CBRE, vous participerez à la planification, à la coordination et à la journée de l'exécution des réunions, des conférences et des événements de taille moyenne à grande.- Ce poste fait partie de la fonction Événements. Le titulaire du poste est responsable de la création, de la gestion et de l'exécution d'événements de marketing pour les clients internes et externes.**Vos tâches**:

- Point de contact principal pour les réunions et les événements de grande envergure. Fournir un soutien pour les réunions et les événements de moindre envergure, selon les besoins. Créer un environnement accueillant pour les participants, les propriétaires d'événements et les fournisseurs le jour de l'événement.
- Travailler avec les clients, les fournisseurs et les membres de l'équipe pour coordonner les services aux invités. Cela comprend l'expérience d'arrivée, le transport, la signalisation, les présentoirs, les exigences en matière de besoins particuliers, l'impression et la sécurité des événements.
- Procéder au changement de salle de conférence et à la remise en ordre de la salle en milieu de journée. Reconfigurer les pièces pour les espaces intérieurs et extérieurs en soirée.
- Organiser, remettre en ordre et retirer les aliments, les boissons et les articles de service dans la salle. Tenir à jour les grandes configurations d'espace, les possibilités de décoration et les éléments liés aux événements.
- Effectuer des vérifications de la salle et s'assurer que les espaces techniques et visuels sont fonctionnels. Dépanner les problèmes audio et techniques.
- Passer en revue l'entreposage et l'inventaire après l'événement. Cela comprend les tables, les chaises et l'équipement audiovisuel.
- Répondre aux activités de l'événement, comme la collecte de fournitures pour l'événement, les besoins en équipement, les services d'alimentation et de boissons, la sécurité des installations, etc.
- Gérer un inventaire important de fournitures pour les événements.
- Produire des rapports post-événements et des rapports de conciliation.
- Organiser les fournisseurs et soutenir les demandes des conférenciers. Vous assurer que les exigences en matière de sécurité et d'assurance des fournisseurs sont conformes.
- Coordonner le calendrier des réunions et des événements pour les espaces événementiels de taille moyenne à grande. Communiquer l'horaire des événements à l'équipe et aux fournisseurs de services.
- Repérer et résoudre les problèmes typiques et atypiques qui peuvent survenir dans son propre domaine de travail sans l'approbation d'un supérieur hiérarchique.
- Évaluer et sélectionner des solutions parmi les options établies.
- Avoir un impact sur l'équipe grâce à la qualité des services ou des renseignements fournis.
- Suivre les procédures et les pratiques normalisées et recevoir une supervision et des conseils réguliers, mais modérés.

**About the Role:
- As a CBRE Events Sr. Coordinator, you will assist with planning, coordination, and day-of execution of medium to large meetings, conferences, and events.- This job is part of the Events job function. They are responsible for the creation, management, and execution of marketing events for internal and external clients.**What You'll Do**:

- Primary point of contact for larger meetings and events. Provide support for smaller meetings and events as needed. Create a hospitable environment for attendees, event owners, and vendors on the day of the event.
- Work with clients, vendors, and team members to coordinate guest services. This includes arrival experience, transportation, signage, displays, special needs requirements, printing, and event security.
- Perform conference room turnover and midday room refresh. Reconfigure rooms for evening indoor and outdoor spaces.
- Conduct room set up, refresh, and removal of food, beverage, and service items. Maintain outlines of large space configurations, decor possibilities and event-related event items.
- Complete room checks and ensure technical and visual spaces are functional. Troubleshoot audio and technical issues.
- Review post-event storage and inventory. This includes tables, chairs, and AV equipment.
- Respond to event activities such as gathering event supplies, equipment needs, food & beverage services, facility security, etc.
- Manage a large inventory of event supplies.
- Generate post-event reporting and reconciliation reports.
- Organize vendors and supporting speaker requests. Ensure vendor safety and