Coordonnateur(-trice) D'évènements Cdl - Montréal, Canada - HEC Montreal

HEC Montreal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Milieu de travail**:
**L'École des dirigeants HEC Montréal (ED)** offre des formations de courte durée dans tous les domaines de la gestion. Cette offre distinctive et unique s'adresse aux professionnels, cadres et dirigeants d'entreprises. Par ailleurs, ED est au cœur du développement économique du Québec par la mise en place de programmes de formation sur mesure pour les organisations afin de les accompagner dans leurs ambitions de croissance.

**Le Creative Destruction Lab (CDL)-Montréal** est un programme d'accélération de 9 mois pour les entreprises en démarrage, composé de quatre rencontres au cours desquelles des mentors, scientifiques et étudiants du MBAs se réunissent. CDL-Montréal fait partie d'un réseau Canadien lancé en 2012 à l'Université de Toronto et qui maintenant regroupe 13 sites au tour du monde.

**Rôle et responsabilité**:
En collaboration avec le Gestionnaire de programme du CDL, le coordonnateur ou la coordonnatrice d'événements des programmes CDL coordonne la réalisation des sessions de mentorat et d'autres événements du CDL-Montréal. Membre clé de l'équipe des opérations du CDL, cette personne soutient les initiatives en cours qui contribuent à l'avancement du programme.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

**Gestion logistique des événements**:
Maintien des relations avec les participants, incluant les partenaires et les mentors et les autres intervenants, par différents moyens afin de développer et de maintenir un haut niveau de participation lors des événements. Assure la liaison sur une base continue auprès des partenaires et entre les intervenants durant toutes les étapes de la planification et de l'exécution des événements.

Soutien la planification et la conception des événements du CDL-Montréal.
- Évalue, planifie et coordonne la réalisation des différents événements du CDL ainsi que les activités de réseautage pour les participants:

- Détermine les besoins en matière d'espace, d'équipement, de services, de matériel et de ressources;
Aide avec la production des horaires des participants;
Établit le déroulement de l'événement et les ressources humaines requises (incluant des bénévoles), coordonne les communications avec ces derniers, attribue les rôles & responsabilités de chacun et s'assure du bon déroulement des activités;
Veille à ce que les informations soient exactes et mises à jour sur les différentes plateformes nécessaires à l'organisation de l'événement;
Détermine les besoins et coordonne les services de restauration et d'autres fournisseurs;
Établit le budget pour chaque événement et fait les suivis nécessaires pour les approbations et paiements;
Recherche de nouveaux espaces événementiels et des idées pour des événements spéciaux;
Rédige certains documents requis à l'événement;
Rédige et gère les invitations envoyées aux participants et les confirmations de présence;
Assigne les places des intervenants et des participants dans la salle de classe en fonction de leur rôle, de manière à créer une dynamique qui favorise les échanges et les débats;
Gère les relations avec les services internes et externes lorsque des problèmes se présentent ou pour effectuer des demandes particulières;

Coordonne la logistique de l'événement en collaboration avec les agentes à la logistique afin d'assurer que les besoins en équipement et services audiovisuels seront disponibles lors de l'événement.

Est flexible et disponible pour gérer des imprévus et des demandes de dernière minute avec une attitude positive.

**Autres tâches**:
S'assure que les bases de données (Salesforce, Airtable, CDL Community Portal) sont à jour pour les parties prenantes.

Suit, revoit et communique l'avancement de l'organisation par rapport aux objectifs de succès définis, incluant aider avec des activités ponctuelles comme le recrutement.

Prépare les documents en lien avec les comptes clients et les comptes fournisseurs.

Rédige des rapports d'activités et/ou de comptes rendus par projet.

Participe à la conception et à la réalisation de divers outils de communication informatifs ou promotionnels à l'intention des participants, des intervenants et des invités. S'assure de leur production et de leur diffusion.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum d'une année d'expérience de travail pertinente, en gestion d'évènements et de gestion de projets*

Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites

Bonne connaissance de la planificatio