Responsable des partenariats et des événements - Québec, Canada - Université Laval

Description

Du au

Services Web et recrutement étudiant
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l'Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d'enseignement supérieur. Première université francophone d'Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de personnes. L'Université Laval, c'est près de employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Affectation temporaire ou contrat temporaire
Ouvert à tous

Classe 7
Échelle de traitement: 57 947$ à 98 990$
Code du poste: 69880
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Durée du contrat: Deux ans avec possibilité de prolongation

Responsable des partenariats et des événements

Exigences normales

Sous réserve de l'appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d'expérience pertinente.

Rôle de SWRE

Ambassadeur numéro un du recrutement étudiant, l'un des principaux mandats de Services Web et Recrutement étudiant (SWRE) est de faire la promotion de tous les programmes d'études et des services de l'Université Laval pour accroître le recrutement étudiant en suscitant l'intérêt des futures étudiantes et futurs étudiants nationaux et internationaux.

De plus, SWRE est le chef de file dans le domaine du Web à l'Université Laval en s'assurant que la présence de cette dernière sur le Web est structurée et cohérente. L'un de ses principaux mandats est de gérer la plus grande vitrine de l'Université, , l'outil de communication et de promotion par excellence pour accroître la visibilité nationale et internationale de notre établissement.

Le poste

Sous la responsabilité de la conseillère en communication, cheffe du secteur Relations partenaires et événements, la personne sélectionnée agira à titre de personne-ressource pour l'ensemble de l'équipe ainsi qu'auprès des partenaires internes et externes dans la gestion de divers événements de recrutement au Québec (ex. Portes ouvertes, webinaires, tournées collégiales etc.) La personne intéressée par ce poste devra s'investir dans ses tâches en vue de répondre au mieux aux besoins des partenaires internes et externes dans le respect de la culture de SWRE, ce qui nécessite une grande capacité d'écoute, d'ouverture, de créativité, d'excellence mais aussi d'audace.

De façon plus spécifique et en complémentarité aux attributions générales de la fonction, la personne:

• Élabore et met en œuvre le plan annuel stratégique des événements de recrutement (prioriser le choix des événements, définir les objectifs annuels de recrutement, établir les prévisions budgétaires, etc.);
• Élabore et met en œuvre des stratégies pour développer et maintenir les relations auprès des partenaires internes (facultés, unités) et externes (fournisseurs de service, agences, écoles);
• Conseille la direction pour le démarchage de nouveaux partenariats et représente l'unité auprès d'organismes externes;
• Rédige et collige les ententes des partenaires et des fournisseurs;
• Planifie, organise et coordonne les événements de recrutement de SWRE et des partenaires en s'assurant de respecter les budgets et les échéanciers;
• Recueille, analyse et traite les besoins des partenaires internes et externes pour l'organisation et la planification de leurs activités et ainsi assurer une bonne coordination des affectations de tous les responsables de promotion et d'information sur les études qui sont impliqués. Prépare et rédige les documents de communications à transmettre aux partenaires pour assurer le succès des activités;
• Collige les données, rédige des bilans, présente les résultats au directeur, aux partenaires et à l'équipe SWRE et formule des recommandations;
• S'assure de la qualité des services offerts aux partenaires internes et externes. Gère les plaintes et règle toute situation problématique;
• Assure le suivi et la coordination de l'ensemble des activités de recrutement de l'unité; supervise le travail de personnes affectées à la réalisation d'activités. Principales activités de recrutement : Portes ouvertes ULaval, tournées collégiales, visites de groupes scolaires et salons de l'éducation;
• Assure la gestion et la coordination des ressources matérielles et la distribution de la documentation institutionnelle;
• Assure la gestion de l'inventaire, du renouvellement et de l'entretien du matériel d'exposition, du matériel promotionnel et des vêtements corporatifs. Répond aux demandes ponctuelles de prêt de matériel provenant de différentes unités;
• Assure la gestion de la base de données pour la réception, l'inventaire et les envois internes et externes de la documentation institutionnelle. Travaille en collaboration avec l'appariteur pour les différents envois et fait le lien avec nos fournisseurs externes en cas de problématique. Peut avoir à négocier de nouveaux partenariats si requis;
• Assure la gestion de différentes boîtes courriel avec la collaboration de la technicienne en administration;
• Maintient un lien de proximité avec l'équipe communication marketing pour assurer une couverture promotionnelle efficace des événements.

Seront considérés comme des atouts :

• Connaissance des enjeux et pratiques du recrutement étudiant;
• Avoir travaillé avec un logiciel de conception de plans (Concept draw).

Prendre note que la personne devra parfois être disponible en dehors des heures normales de travail pour assurer la coordination sur place des activités.

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l'expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l'employeur de l'ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d'assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Horaire d'été allégé
• Horaire flexible de 35h/semaine
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
  

Valorisant l'équité, la diversité et l'excellence, l'Université Laval s'engage fermement à offrir à l'ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d'une culture inclusive. Pour l'Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L'Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d'une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d'adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins, et ce, en toute confidentialité. Conformément aux exigences de l'immigration canadienne, la priorité sera accordée aux personnes qualifiées ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae récent.

Pour information complémentaire ou si vous souhaitez obtenir des mesures d'adaptation, communiquez avec Roxanne Drapeau au poste ou