Agent(E) D'administration - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

3 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Sommaire du poste:
L'Agent(e) d'administration gère les activités administratives liées au Bureau du Premier Vice-principal exécutif adjoint, Études et vie étudiante (ODPSLL), conformément aux procédures, politiques et processus administratifs de l'Université. Relevant de la Direction associée, Engagement des Étudiants et Soutien stratégique (ADSESS), l'Agent(e) d'administration fournit un soutien au portefeuille de l'ADSESS et apportera un soutien de haut niveau au Premier Vice-principal exécutif adjoint et à la Directrice principale, Études et vie étudiante.

Principales responsabilités:

- Responsable des opérations administratives quotidiennes de l'ODPSLL.
- Recommander, développer, mettre en œuvre et suivre les nouvelles procédures administratives, les politiques et les processus qui soutiennent l'orientation stratégique de l'ODPSLL, et mener les initiatives y afférentes.
- S'assurer de la compréhension des questions liées aux activités du Bureau et prendre des décisions de manière proactive et opportune. Veiller à ce que le Premier Vice-principal exécutif adjoint et la Directrice principale soient correctement préparés et informés avant les événements et les réunions.
- Soutenir les activités liées à l'administration générale, y compris la création et la mise à jour de modèles pour tous les domaines d'activité, l'élaboration de processus et de protocoles, ainsi que le développement et la mise en œuvre de normes en matière de documentation et d'archivage de fichiers pour l'ODPSLL.
- Participer à la planification budgétaire et recommander des allocations budgétaires pour les activités opérationnelles de l'ODPSLL ; préparer et soumettre le budget de fonctionnement à la Direction associée chargée des finances et à la Direction principale pour examen. Exercer des contrôles budgétaires et veiller au respect des politiques budgétaires et des procédures financières de l'université et de l'ODPSLL.
- Participer à la planification des ressources matérielles de l'ODPSLL, en veillant au respect des réglementations universitaires et gouvernementales et en exerçant un contrôle budgétaire sur les projets de rénovation et d'entretien.
- Évaluer les besoins informatiques du personnel de l'ODPSLL et gérer efficacement l'affectation des bureaux et des espaces de travail.
- Analyser les problèmes administratifs et recommander des plans d'action à la Direction de l'ODPSLL (Direction principale et Directions associées) pour la résolution des problèmes. Tenir la Direction principale informée de toutes les activités et identifier tout problème lié à la fourniture de services administratifs.
- Diriger la planification de grandes réunions et d'événements spéciaux, y compris la logistique, l'organisation des voyages, les invitations, la restauration, l'équipement et le matériel, la réservation des salles, les ordres du jour et les notes d'information, la liaison avec les participants (internes et externes), et l'installation et le démontage des salles.
- Organiser les réunions de direction des unités SLL et les réunions de direction de l'ODPSLL, et veiller à ce que des notes soient prises et diffusées si nécessaire. En outre, si nécessaire, il/elle rédige des procès-verbaux détaillés lors des réunions dirigées par le Premier Vice-principal exécutif adjoint ou la Directrice principale. Rédiger et diffuser des rapports, le cas échéant.
- Pour soutenir le travail de l'ADSESS, assurer le secrétariat de divers comités selon les besoins, rassembler des informations pour les rapports et les présentations, et assurer la liaison avec les étudiants et les associations d'étudiants.
- Superviser la Coordonnatrice administrative, la remplacer à la Réception et gérer les calendriers du Premier Vice-principal exécutif adjoint ou la Directrice principale. Fournir un retour d'information sur les performances, identifier les besoins de formation et proposer des possibilités de développement professionnel pour répondre aux besoins de l'unité.
- Travailler sur des projets spéciaux en collaboration avec la Direction principale et les Directions associées de l'ODPSLL.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- Capacité à interagir de manière professionnelle et efficace avec les hauts responsables, les diverses composantes de la communauté universitaire, ainsi qu'avec les contacts extérieurs.
- Solides compétences en matière de communication orale et écrite, avec la capacité de répondre à des questions critiques ave