Agents Accounts Payable/agent Aux Comptes Payables - Montréal, Canada - Air Canada Vacations

Air Canada Vacations

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Job Brief**:
Air Canada Vacations is looking for talented people to join our exciting and continually growing team. We are looking for innovative and dedicated professionals who have a passion for travel and the desire to bring Air Canada Vacations to the next level.

**SCOPE**: Responsible to ensure that all payments are made in accordance with the contracts entered into by Air Canada Vacations, in a timely and accurate manner. Responsible for the calculation and analysis of all margins with respect to month end reporting.

**RESPONSIBILITIES**
- Calculate, verify, reconcile, issue and post payments according to procedures and prescribed delays;
- Validate and ensure early booking bonus payments are made in a timely manner;
- Responsible to process credits and adjustment to subsequent payments in a timely manner;
- Audit and validate all land contracts in order to ensure accuracy of payments;
- Ensure ''Business Partner'' payment info is accurate
- Ensure charges are correctly distributed to the general ledger
- Verify all hotel modifications, credit cards and all internal program modifications and ensure payments / credits are made accordingly
- Verify and adjust payments based on dispatch reports relating to no-shows and cxx files;
- Act as a source person for all supplier and internal related queries;
- Reconcile supplier statements to ensure payment accuracy
- Responsible for the testing of various systems;
- Make certain that all brochure contributions are recovered in a timely manner;
- Responsible to prepare and reconcile month end report for all GL codes, number of passengers and departure dates and submit any discrepancies to the accounts receivable dept.;
- Analyze all margins and ensure errors are fixed prior to month-end closing;
- Analyze payments made in previous months to ensure any errors are detected and if necessary, corrections are made and credits taken;
- Report of any discrepancies to Management information dept.
- Responsible for the completion of measurable objectives, as agreed to with the supervisor, that will allow the department to continue to improve both processes and customer service;
- Creating of files and storing of all documents;
- Performance of other tasks as assigned by immediate supervisor.

**KNOWLEDGE AND SKILLS REQUIRED**
- College diploma in accounting or related field
- At least two (2) years' experience in an Accounts Payable department or equivalent.
- Bilingual
- Excellent organisational, problem solving and prioritizing skills
- Intermediate level skills of Microsoft Excel and Word
- Travel Industry knowledge would be an asset
- Ability to work under pressure
- Ability to work in a team environment, as a contributing member to attain department goal.

**DESCRIPTION DU POSTE**: Le ou la titulaire du poste est responsable de s'assurer que tous les paiements sont effectués conformément aux contrats conclus par Vacances Air Canada, en temps opportun et de manière précise. Il ou elle est également responsable du calcul et de l'analyse de toutes les marges en ce qui concerne les rapports de fin de mois.

**RESPONSABILITÉS**
- Calculer, vérifier, concilier, émettre et comptabiliser les paiements selon les procédures et les délais prescrits.
- Vérifier et s'assurer que les paiements des primes de réservation anticipée sont effectués en temps opportun.
- Assurer le traitement des crédits et l'ajustement des paiements ultérieurs en temps opportun.
- Vérifier et valider tous les contrats fonciers afin d'assurer l'exactitude des paiements.
- S'assurer de l'exactitude des informations de paiement des partenaires commerciaux.
- S'assurer que les frais sont correctement distribués dans le grand livre général.
- Vérifier toutes les modifications d'hôtel, les cartes de crédit et toutes les modifications de programmes internes et s'assurer que les paiements et crédits sont effectués en conséquence.
- Vérifier et ajuster les paiements en fonction des rapports de répartition relatifs aux défections et aux fichiers cxx.
- Agir en tant que personne-ressource pour toutes les questions relatives aux fournisseurs et aux programmes internes.
- Rapprocher les relevés des fournisseurs pour assurer l'exactitude des paiements.
- Effectuer des tests sur les différents systèmes.
- S'assurer que toutes les contributions de la brochure sont récupérées en temps voulu.
- Être responsable de la préparation et du rapprochement du rapport de fin de mois pour tous les codes GL, le nombre de passagers et les dates de départ et soumettre toute divergence au département des comptes recevables.
- Analyser toutes les marges et s'assurer que les erreurs sont corrigées avant la clôture du mois.
- Analyser les paiements effectués au cours des mois précédents pour s'assurer que toute erreur est détectée et, si nécessaire, que des corrections sont apportées