Secrétaire de Direction - Montréal, Canada - Université du Québec à Montréal

Université du Québec à Montréal

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**PROJET 1 AN - À QUI LA CHANCE**

Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Service des immeubles (6500)

Groupe d'emploi : Bureau
Numéro du poste : Projet spécifique d'un an avec possibilité de prolongation
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine

Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d'expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 24.83 $ et 31.45 $
Classement salarial : 6

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre et indicateurs de gestion;
- Contrôle et tient à jour différents inventaires tels que clés, matériel de bureau, matériel informatique, liste et produits relevant de l'unité à laquelle elle est associée et en effectue la saisie de données correspondantes ;
- Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents ; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle ;
- Collabore entre autres à la consolidation de facturation, à la gestion des cellulaires des employés, à la réservation de locaux, à l'archivage et la numérisation de documents, à la fermeture de bon de travail, au maintien du registre de formation, au maintien du calendrier d'absences et à la commande de fournitures, outils, équipements et vêtement de travail.