Technicien(Ne) en Administration - Québec, Canada - Cégep de Lévis

Cégep de Lévis

Verified Company

Québec, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Travailler au Cégep de Lévis**:
**C'est partager son quotidien avec plus de 2500 étudiantes et étudiants** et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l'on valorise le respect et l'entraide.

**C'est vivre une expérience professionnelle motivante,** qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

**C'est faire partie d'une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes,** qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

**Direction **:Direction des études

**Service **:Service du cheminement scolaire et de l'organisation scolaires

**Catégorie d'emploi **:Soutien administratif

**Nom du supérieur immédiat **:Brenda Pelletier

**Durée de l'emploi prévue **:Remplacement indéterminé

**Horaire de travail **:8 h 00 à 16 h 00

**Entrée en fonction prévue **:Dès que possible

RAISON D'ÊTRE DU POSTE

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif notamment dans les domaines reliés à l'organisation scolaire. Dans son travail, elle peut assister le personnel de soutien de même que les usagers du service concerné.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité
- Détenir un diplôme d'études collégiales en administration ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Démontrer l'existence des caractéristiques suivantes lors d'un test pratique (avec utilisation des logiciels Word et Excel), d'un test écrit et d'une entrevue:

- Bonne connaissance de l'organisation scolaire,
- Connaissance des programmes de l'enseignement collégial et de la programmation institutionnelle,
- Connaissance approfondie des logiciels couramment utilisés à ce poste notamment les logiciels de chiffrier électronique, de traitement de textes et de traitement statistique tels qu'Excel, Word,
- Intérêt et aptitude pour opérer les systèmes d'information liés à l'organisation scolaire, plus spécifiquement le système de gestion pédagogique informatisé. Connaissance du système SOBEC (un atout),
- Autonomie, sens des responsabilités et esprit d'initiative notamment dans l'organisation du travail,
- Habileté à gérer son temps et à s'organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointe,
- Capacité à travailler sous pression avec des échéances serrées,
- Être disponible aux moments des grandes opérations en lien avec la fonction de travail,
- Capacité de concevoir et d'élaborer des outils de travail,
- Traitement approprié des données avec minutie et détail,
- Entregent et souci de la qualité du service à la clientèle,
- Aptitude à travailler en équipe,
- De bonnes connaissances du français parlé et écrit.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

La personne titulaire de ce poste sera appelée à:
Horaire
- Réaliser la fabrication de l'horaire-maître (l'horaire des professeurs et des étudiants) tout en définissant des processus, des aide-mémoire et des fiches de contrôle. Faire les choix appropriés et transmettre les décisions aux professeurs et/ou aux personnes concernées,
- Organiser l'information pour la base de données associée à la fabrication des horaires,
- Recueillir et analyser les contraintes pour en dégager les principales répercussions et veiller à ce qu'elles soient appliquées ou, le cas échéant, aviser son supérieur immédiat,
- Analyser les situations problématiques liées aux horaires et proposer des solutions,
- Interpréter les rejets du système de création d'horaires et régulariser les situations lorsque possible
- Documenter les processus et les opérations liés aux systèmes de gestion pédagogique, de création des horaires,
- Réaliser l'horaire des examens communs,
- Participer à l'opération de modification des horaires,
- Faire la gestion des messages à l'horaire,
- Réserver les locaux se rapportant à l'horaire maître.

Gestion pédagogique
- Ajuster les différents paramètres système (Clara),
- Création de gabarits,
- Faire la gestion des différentes dates limites en fonction de la durée des cours pour les étudiants étrangers, les cours spécifiques (stage), et les cours intensifs,
- Faire la gestion des composantes de formation (doublons et hors programme),
- Réserver des locaux pour les demandes spéciales.

Impôt

Droits d'accès
- Mettre à jour les droits d'accès Clara pédagogique pour les usagers de Clara pédagogique.

Gestion des dossiers
- Ouverture et gestion des dossiers administratifs en lien avec sa fonction de travail.

Opérations
- Collaborer à la mise à jour du calendrier virtuel des opérations,
- Participer à l'élaboration de l'échéancier annuel des opérations reliées à l'enseignement régulier,
- Collaborer aux diverses opérations de gestion d