Adjoint ou Une Adjointe de Direction - Montréal, Canada - Musée McCord Stewart

Musée McCord Stewart

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Le Musée McCord Stewart est le musée de tous les Montréalais-e-s, un musée d'histoire sociale qui célèbre la vie**

**à Montréal, d'hier et d'aujourd'hui : son histoire, ses gens, son peuple, ses communautés.** Ouvert sur la ville et sur le monde, il présente des expositions stimulantes ainsi que des activités éducatives et culturelles qui interpellent les gens d'ici et d'ailleurs en posant un regard actuel sur l'histoire. Il abrite l'une des plus importantes collections historiques en
Amérique du Nord composée de plus de objets et œuvres d'art, photographies, 3 500 livres rares et 340 mètres linéaires d'archives textuelles, répartie dans les collections Archives, Art documentaire, Costume, mode et têxtiles,
Cultures autochtones, Culture matérielle et Photographie.

Nous recherchons _**un adjoint ou une adjointe de direction**_
No de référence : 202309

**Tâches principales**

Sous la supervision de la présidente et cheffe de la direction, la personne est responsable d'offrir un soutien administratif, logistique et comptable à la Direction.

Elle collabore étroitement avec la présidente et cheffe de la direction, anticipe ses besoins et la seconde au quotidien en planifiant, coordonnant et organisant les activités de son bureau et entretenant des relations fructueuses et cordiales avec un grand nombre d'interlocuteurs internes et externes. Elle fournit, en outre, une assistance administrative et technique au comité de direction.
- **Gestion de l'agenda**_
Filtrer et trier les communications et la correspondance de la présidente et cheffe de la direction (courriels, appels téléphoniques, courriers, demandes à l'interne, envoi de publications, etc.) et assurer les suivis nécessaires
- **Organisation de réunions **_
Planifier, coordonner et organiser les rendez-vous ou événements spéciaux ainsi que les réunions de la présidente et cheffe de la direction (différents comités, rencontres du personnel, "Thé avec la Présidente", participation à des conférences, etc.) ; réserver les salles, préparer en conséquence le matériel et les documents requis

Coordonner et préparer la logistique pour les réunions du conseil d'administration (CA) et de ses sous-comités nécessitant la participation de la présidente et cheffe de la direction (réserver les salles de réunion, l'équipement audiovisuel, le service de traiteur, etc.) et, le cas échéant, fournir une assistance administrative aux membres du
CA

Planifier, coordonner et organiser les rencontres, les déplacements, les réservations d'hôtels et produire les rapports de dépenses de la présidente et cheffe de la direction et des membres du comité de direction

Coordonner l'accueil d'invités (dignitaires, partenaires, donatrices et donateurs, etc.) selon un protocole approprié
Diriger les demandes de visites protocolaires dont la participation de la présidente et cheffe de la direction ou autres représentant-es du Musée
- **Communication **_
- Rédiger de la correspondance, tant en français qu'en anglais (traduction ou révision de textes)
Assurer la diffusion des informations pertinentes avec les parties prenantes internes et externes
Contribuer à la préparation de présentations PowerPoint, de rapports, de mises à jour, de tableaux Excel et autres documents
Maintenir à jour les listes de contacts institutionnels (ex.: élu-es, directions de musées, et autres contacts-clés) et les listes d'invitations aux vernissages dans le CRMAdministration_

Faire le suivi des ententes institutionnelles : banques de chambres d'hôtel et autres
Procéder aux adhésions institutionnelles : ICOM, SMQ, Musées Mtl, etc.
Assurer un suivi du budget de la direction générale
Veiller à l'entretien et l'approvisionnement de la salle du conseil
Classer les dossiers et conserver les archives (numériques et imprimées) de la direction générale et du CA selon les règles établies
Trier et distribuer le courrier entrant et traiter le courrier sortant ainsi que d'autres tâches connexes
- **Conditions d'emploi**_

Poste régulier à temps plein (35 à 40 heures par semaine); Période d'essai de trois (3) mois
Débutant le plus tôt possible
Rémunération selon l'expérience.

**Profil et compétences recherchés**
Toute combinaison de formation pertinente et expérience de cinq (5) ans sera prise en considération
Maîtrise des logiciels suivants : Suite Office et outils de vidéoconférence
Aisance à utiliser un logiciel de base de données de type CRM (gestion des relations client)
Excellent français parlé et rédactionnel. Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit
Capacité à travailler sous pression à plusieurs tâches avec des personnes de différents milieux, capacité à définir ses priorités ; débrouillardise
Grande aisance dans les relations interpersonnelles de haut niveau
Maturité, autonomie, rig