Agent(E) Administratif(Ve) Classe 1 - Montréal, Canada - CHSLD Providence Saint-Joseph

Description

Le CHSLD Providence-Saint-Joseph est un milieu de vie. Par conséquent, le personnel se doit de collaborer activement à l'approche milieu de vie en accompagnant la personne hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie. La personne titulaire du poste doit démontrer, de façon constante, un comportement adéquat à un milieu confessionnel et adopter les attitudes et comportements correspondant aux valeurs organisationnelles : Justice, Excellence, Compassion, Respect de la vie, Imputabilité.

**SOMMAIRE**

Sous l'autorité immédiate du directeur adjoint à la DSSC, la personne est responsable:

- Gérer l'agenda des rendez-vous à l'extérieur des personnes hébergées et préparer la documentation nécessaire.
- Planifier les transports des personnes hébergées à l'extérieur pour des raisons médicales.
- Préparer les dossiers en vue des visites médicales.
- Commander les fournitures médicales nécessaires et tenir l'inventaire à jour.
- Compléter les documents et remplir les formulaires pour les statistiques mensuelles et annuelles au niveau des soins.
- Préparer les documents et formulaires nécessaires et les listes des réunions de l'équipe inter
- disciplinaire.
- Assister aux réunions ou comités où sa présence est demandée, en préparer l'ordre du jour et en rédiger les procès-verbaux.
- Exécuter des recherches, compiler et préparer des données demandées par sa supérieure immédiate.
- Assister l'adjointe à la directrice, des soins et services cliniques notamment dans la préparation de divers documents et saisir, à l'ordinateur, les dossiers, les indicateurs de soins, les rapports et les programmes de soins.
- Développer les outils et compiler les statistiques du service de réadaptation, du service des loisirs, service social et des activités thérapeutiques.
- Peut être appelée à remplacer de l'adjointe administrative à la réception lors de ses pauses et ses repas.
- Assurer la mise à jour des cahiers de _Plan de travail _des préposées aux bénéficiaires lors des changements effectués par l'équipe de soins.
- Élaborer les recommandations en vue d'effectuer des changements et des modifications nécessaires à l'amélioration du fonctionnement du Service médical au niveau du secrétariat, et voir à leur implantation en accord avec les instructions reçues.
- Assurer la reprographie des documents pertinents aux activités de sa direction.
- Appliquer les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers.
- Collaborer activement à l'approche milieu de vie, en accompagnant la personne dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, ses choix et ses habitudes de vie.
- Effectuer toute autre tâche connexe à son titre d'emploi à la demande de sa supérieure immédiate.

**Responsabilités principales**
- Assurer un soutien aux consultants pour l'organisation de leur clinique. Planifier l'agenda et transmettre, par courriel, aux unités de vie la liste des consultations. S'assurer que chaque consultant a une liste à jour des personnes hébergées et des mouvements (transferts internes, admissions, départs).
- Préparer tous les documents nécessaires à l'unité de vie lors d'une admission (carte embossée, bracelet, étiquettes d'identifications, formules, pochettes, etc.) et les achemine à l'unité.
- Enregistrer les mouvements des personnes hébergées dans le logiciel _Sicheld _(rendez
- vous, transfert de chambre, hospitalisation, départ définitif vers un autre centre, décès) et transmet l'information par courriel aux personnes concernées.
- Assurer la gestion et le renouvellement des cartes d'assurance-maladie des personnes hébergées.
- Assister aux comités où sa présence est requise et en produire les comptes rendus.
- Collaborer au suivi des dossiers de la direction.
- Tenir à jour un système de classement des documents.
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

**Responsabilités spécifiques**

**1. **Assurer un service de soutien à la Direction des soins et des services cliniques incluant les unités de vie, la conseillère clinique, les chefs d'unités et la conseillère en gestion des risques et milieu de vie, le service de réadaptation (ergothérapie), services sociaux et le service des loisirs.
- S'impliquer dans la conception, la préparation et la production des dossiers courants ou plus spécifiques.
- Assurer la distribution et le suivi du courrier de la direction, rédiger, au besoin, la correspondance.
- Effectuer la gestion documentaire de la direction (réf : manuel de conversation).
- Seconder, pour les tâches cléricales, le directeur adjoint et, au besoin, la conseillère clinique, la conseillère gestion des risques et milieu de vie, les chefs d'unités et les différents professionnels, entre autres sur : la