Coordonnateur(Trice) à L'administration - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

La faculté des sciences de l'agriculture & de l'environnement, située sur la Campus Macdonald, Ste-Anne-de-Bellevue, recherche un Coordonnateur(trice) Administration, capable de fonctionner couramment en français et en anglais.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la direction du gestionnaire financier, fournir un soutien administratif/financier au personnel/aux portefeuilles gérés par l'unité des services académiques et administratifs. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Assurer la maintenance des systèmes d'information informatisés. Traiter une série de transactions générales, comptables et financières et résoudre les problèmes complexes qui y sont liés.

Tâches et responsabilités principales:
(i) Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Il résout les problèmes dans son domaine de compétence. Il consulte la documentation pertinente et se met en rapport avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.

(ii) Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des modifications de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assure le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.

(iii) rédige de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service. Signer certains documents.

(iv) Gère les comptes de l'unité. Prépare les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôle et rapproche divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les écarts et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.

Renvoie les problèmes ne relevant pas de son domaine de compétence aux personnes ressources ou aux fonctionnaires compétents.

(ix) Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine le motif de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Evalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.

(x) Examine et trie le courrier. Prépare les dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répond aux demandes dans son domaine de responsabilité. Il prend note des actions requises et en assure le suivi.

(xi) planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.

(xiii) Utilise divers logiciels. Entretenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit en tant que personne-ressource en ce qui concerne l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes dans son domaine de compétence et assure la liaison avec les personnes-ressources en informatique, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Maintenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.

(xiv) Assurer l'inventaire et l'achat de fournitures et d'équipements. Organise l'entretien du matériel de bureau.

EXIGENCES et QUALIFICATIONS

Capacité avérée à établir des relations productives avec tous les niveaux de parties prenantes. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en tant que membre d'une équipe. Capacité avérée à apporter un soutien à diverses activités administratives, y compris celles liées aux activités étudiantes, académiques et autres. Capacité avérée à prendre des initiatives, à résoudre des problèmes et à organiser le travail. Forte capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à respecter des délais multiples dans un environnement dynamique. Etre axé sur le client et le service, et aider tous les clients avec tact et diplomatie tout en conservant une attitude professionnelle à to