Coordonnateur(Rice) Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé de poste:

Sous la direction immédiate du superviseur, fournit un soutien administratif et secrétaire pour les activités administratives et de la vie étudiante. Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Fait office de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour la grammaire et l'exactitude. Administre les comptes de l'unité.
Principales tâches et responsabilités:

- Fait office de personne-ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures académiques et administratives. Résout les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et collabore avec les personnes-ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe à assurer le bon fonctionnement de l'unité. Recueille et présente des informations factuelles relatives à son domaine de responsabilité, et recommande des changements de procédure pour améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collabore avec le superviseur et d'autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Effectue un suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
- Reçoit et fournit des informations détaillées et des explications aux étudiants. Contrôle l'inscription aux cours. Participe à l'organisation des admissions et de l'inscription. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription liés aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les modifications de cours ou de programmes, l'inscription interdépartementale ou interuniversitaire, et les programmes de résidence et de stage.
- Compile des informations, vérifie et met à jour les horaires et les entrées au calendrier. Coordonne la soumission au système de planification central et fait office de personne de contact pour l'unité. Conserve un fichier actuel des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.
- Organise des opérations spécifiques liées au début du semestre, aux demandes de prêts, à l'évaluation des cours et de la résidence, ainsi qu'à la planification et à la surveillance des examens. Prépare les horaires et réserve les salles d'examen pour l'unité. Planifie les horaires et les examens pour l'unité.
- Vérifie et compile les notes. Coordonne la soumission des notes et les demandes de révision des notes ainsi que les examens reportés. Vérifie et corrige les relevés de notes. Se prépare et assiste aux réunions d'évaluation et fait un suivi si nécessaire.
- Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, prend des notes et fait un suivi des décisions dans son domaine de responsabilité.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée des tâches pouvant être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
Autres compétences et/ou aptitudes requises:

Capacité avérée à gérer plusieurs tâches, à évaluer les priorités et à respecter des délais stricts. Doit posséder de solides compétences organisationnelles, une excellente attention aux détails et de l'initiative. Doit être axé sur le client et orienté vers le service. Souplesse avérée pour s'adapter aux changements fréquents et aux demandes.
Expérience démontrée de travail avec des étudiants, avec une capacité avérée à écouter et à aider les étudiants et le personnel à résoudre divers problèmes, ainsi qu'à transmettre et à recevoir clairement des informations, tant à l'écrit qu'à l'oral. Capacité avérée à travailler de manière autonome. Solide expérience de travail dans un environnement informatisé, avec utilisation de logiciels de traitement de texte, de bases de données, de tableurs et de logiciels de présentation. Anglais, parlé et écrit. Français, parlé.
Connaissance du français et de l'anglais : L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral q