Adjointe Administrative - Laval, Canada - Pringle & Associés

Description

Offre d'emploi - Adjointe administrative

Notre bureau, situé à Laval, spécialisé en droit familial et l'un des plus prestigieux dans le domaine, est à la recherche d'une adjointe administrative pour rejoindre son équipe.

Vous pourrez rejoindre une équipe chevronnée et dynamique se consacrant entièrement au droit de la famille.

Le poste d'adjointe administrative vous donnera l'occasion de collaborer avec la directrice générale afin d'assurer l'efficacité des opérations administratives du cabinet, que ce soit au niveau comptable, au niveau du soutien à l'équipe administrative ou encore dans le soutien aux professionnels. Vous aurez la chance de travailler avec tous les professionnels du bureau ainsi que tous les membres de l'équipe de soutien, et ce, dans plusieurs sphères d'activité.

Notre étude offre:

- Une rémunération compétitive ;
- Un poste hybride (présentiel et télétravail) ;
- 8 journées fériées en plus d'un congé du 24 décembre au 2 janvier ;
- 4 journées mobiles et 2 journées maladie par année ;
- Un horaire de travail flexible ;
- Un horaire d'été (congé le vendredi après-midi) ;
- Un plan de REER avec contribution de l'employeur ;
- Versement de la paie à toutes les semaines ;
- Présence et disponibilité d'un coordonnateur pour répondre aux questions et fournir du soutien ;
- Des collations et breuvages disponibles sans frais au bureau ;
- Des formations disponibles pour continuer de développer vos compétences professionnelles ;
- Sorties et activités de groupe tout au long de l'année, en plus de diverses surprises pour souligner les occasions spéciales ;
Tâches et implication

En tant qu'adjointe administrative, vous serez appelée à soutenir la directrice générale dans les opérations comptables et administratives ainsi qu'à travailler de concours avec l'équipe de soutien pour assurer le bon déroulement des opérations du cabinet:
Volet soutien à la comptabilité
- Participer activement au processus de facturation mensuel du cabinet ;
- Rédiger et assurer le suivi des divers rappels reliés à la facturation et au recouvrement ;
- Assurer le suivi et la comptabilisation des déboursés aux dossiers des clients ;
- Assurer le traitement des avances d'honoraires et des opérations bancaires afférentes à ces dernières ;
- Assurer le traitement et le suivi des montants à être déposés dans le compte en fidéicommis de l'étude et procéder aux vérifications de conformité requises par le
Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats ;
- Recevoir et traiter les différents paiements par virements, carte de crédit, débit, comptant et chèque ;
- Effectuer des dépôts à notre institution bancaire ;
- Assurer le traitement de certains comptes payables ;
- Assurer le respect des politiques du bureau quant aux dépenses admissibles ;
- Assurer la production et l'envoi des divers reçus d'impôt ;
Volet soutien aux opérations générales du cabinet
- Participer au processus de préparation et d'expédition des conventions d'honoraires;
- Participer à l'ouverture et à la fermeture des dossiers ;
- Effectuer des recherches de conflit d'intérêts ;
- Participer aux différents achats de matériel et fournitures nécessaires au bon fonctionnement du bureau ;
- Dispenser du soutien aux équipes quant à certains programmes informatiques utilisés à l'étude (JurisEvolution, NetDocuments, etc) ;
- Assurer le suivi des formations admissibles au Barreau du Québec ainsi que la comptabilisation et production des attestations afférentes ;
- Responsable de la compilation des dépenses de formation admissibles à la loi 90 ;
- Procéder à l'inscription des membres de l'équipe à diverses formations et activités;
- Vérification du registre de temps de l'équipe de soutien et suivi de la banque de temps ;
- Préparation de divers documents et profils lors de l'arrivée de nouveaux employés;
- Assurer le remplacement de certains collègues de la réception lorsque nécessaire ;
Profil recherché:

- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou comptabilité, ou expérience
équivalente ;
- 1 année d'expérience pertinente ;
- Bilingue à l'oral et à l'écrit (essentiel) ;
- Détenir une très bonne connaissance de la grammaire écrite française ;
- Bonne connaissance des outils informatiques de la suite Microsoft Office ;
- Connaissance du logiciel Juris Evolution un atout ;
Aptitudes personnelles et professionnelles
- Personnalité positive, loyale et engagée ;
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément ;
- Capacité à suivre des directives moyennant peu de supervision et à faire preuve de proactivité ;
- Faire preuve de discrétion, de ponctualité et avoir le sens des responsabilités ;
Entrée en fonction - Dès que possible

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 22,00$ à 28,00$ par h