Adjoint Réceptionniste - Gatineau, Canada - Société Alzheimer Outaouais

Description

**ADJOINT RÉCEPTIONNISTE**
*Le masculin est utilisé uniquement pour alléger le texte et peut désigner aussi bien une femme qu'un homme.

Sous la supervision du coordonnateur des services de répit, en collaboration avec l'équipe de travail et en concordance avec nos valeurs organisationnelles (respect, approche centrée sur la personne, travail d'équipe et excellence), la personne titulaire de ce poste est responsable d'accueillir les visiteurs et de répondre aux appels.

Le titulaire du poste doit également assurer le soutien administratif du service de répit à domicile ainsi que le service des formations et conférences. Il procède à diverses tâches comptables comme le paiement des factures par les visiteurs et les écritures au livre comptable. Il a également la charge de diverses tâches administratives sous sa compétence. Il assure l'organisation de l'accueil et dirige les visiteurs, les proches aidants et les personnes atteintes d'un trouble neurocognitif majeur comme la maladie d'Alzheimer vers les services auxquels ils sont inscrits ou avec qui ils ont rendez-vous.

**Accueil/réception**

Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ou donner les renseignements d'ordre général;
Assurer la réception téléphonique et transmettre l'information ou acheminer les messages reçus aux personnes concernées.

Assurer la réception, l'envoi et le traitement du courrier;
Effectuer les commandes et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau et des cartouches d'encre;
Archivage et programmation du dechiquetage des documents relatifs à la Société

**Soutien administratif**

Procéder aux locations de la salle de formation et préparer les salles pour les rencontres;
Procéder aux locations de voitures pour l'équipe de la SAO;
Assurer le bon fonctionnement et l'entretien du matériel informatique (photocopieur, téléphones, etc.):

- Tenue, gestion et entretien du parc informatique.
- Configuration et Entretien des imprimantes sharp lors des départs et arrivés des employés.

Effectuer la saisie de données dans ProDon:

- Saisie des nouveaux donateurs
- Imporation des dons en ligne
- Entrée des dons direct ( téléphone-en personne au bureau)
- Suivie des reçus d'imposition, de paiement et lettre de remerciement.
- Faire l'envoi des documents aux donateurs

Procéder à l'inscription des entrées d'argent au livre de reçus;
Effectuer les paiements des services des visiteurs;
Effectuer la saisie des données dans le logiciel Hestia:

- Entrée des nouveaux visiteurs
- Procéder aux inscriptions
- Effectuer toute entrée de données au besoin des différents service de la Société

Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes a chaque secteur au besoin.

**Gestion des bénévoles**

Assurer un suivi dans la recherche de bénévolat (site internet
- courriel-walking)

Recruter et procéder à l'embauche des bénévoles

Planifier la formation des bénévoles auprès de la responsable de la formation

Organiser le planning hebdomadaire des bénévoles en fonction des besoins

**Exigences reliées au poste**

DEP ou un AEP en administration et/ou en secrétariat;
Expérience de travail de deux ans minimum en soutien administratif et réception;
Bilinguisme essentiel (français et anglais) tant à l'oral qu'à l'écrit;
Aptitudes pour la rédaction;
Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et des outils informatiques ;
Connaissance du logiciel ProDon (un atout);
Faire la preuve de l'absence d'antécédents judiciaires en lien avec l'emploi.

**Profil recherché**

La personne titulaire du poste devra assurer l'exécution et le bon déroulement des tâches qui lui sont confiées.

Excellente capacité organisationnelle et autonomie;
Orientation vers la clientèle;
Excellente capacité à cibler les priorités;
Faire preuve de discernement;
Communication interpersonnelle;
Capacité à travailler en équipe ;
Capacité à respecter les délais serrés;
Capacité à travailler plusieurs dossiers à la fois

Capacité à gérer son stress;
Souci de la qualité du travail.

**Avantages et salaire**

Congés de maladie et congés personnels;
13 journées fériées;
2 semaines de vacances additionnelles payées (2 dernières semaines de décembre) en plus des vacances annuelles;
Accès gratuit à un service de télémédecine (incluant psychologues et psychothérapeutes);
Programme de (définir RVER) avec contribution employeur;
Programme mieux-être (remboursement de frais reliés à des activités ou la conciliation famille-travail);
Assurance collective;
Programme de conciliation travail-famille;
Stationnement gratuit.

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
La durée du contrat : 12 mois

Salaire : 18,8