Administrative Assistant, Goodman School of Mines - Greater Sudbury, Canada - Laurentian University

Laurentian University

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Greater Sudbury, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

RESPONSIBILITIES

These activities include;

Be responsible for the reception and dissemination of information, responding to internal and external requests, collaborating with stakeholders;
Monitor, track and report on the budgets, Purchase card and petty cash, external suppliers. Checking for accuracy, safekeeping, confidentiality and security in compliance the University's policies and regulations, including entering purchase requisitions, paying invoices, signaling issues to the Business Manager;

Provide confidential and complete administrative support for the school

Organize and participate in meetings; arrange room bookings (classrooms, meeting rooms, etc.).
Support the Associate Director in preparing meeting minutes, and producing and distributing documents.
Keep program files up to date, help produce grant reports.
Work in collaboration with the Associate Director and Business Manager, as needed.

Program budgets

Prepare and perform transfers and requests; prepare work orders, time sheets, etc. in consultation with the Business Officer
Perform other duties directly related to this position as assigned.

QUALIFICATIONS

Two years of postsecondary education in a related field;
13 years of related experience, preferably in a postsecondary environment;
Experience and thorough knowledge of MS Word and Excel, electronic data organization skills and database manipulation, electronic mail and calendars, also knowledge of PowerPoint, and Google Suite;
Experience with institutional policies, procedures, budget processes and budget tracking;
Strong communication and interpersonal skills, and customer service skills;
Excellent time management and organizational skills with ability to prioritize multiple responsibilities;
Ability to work under pressure to meet deadlines;
Strong attention to detail, strategic and analytical skills, problem solving and critical thinking skills; Ability to adapt to a changing and diverse environment;
Ability to work both collaboratively and independently, with initiative and under mínimal supervision;
Demonstrate professionalism, with ability to maintain discretion and confidentiality.
Ability to work fluently (orally and in writing) in both official languages, French and English

Hours of Work
The official University hours of operation shall be from 9:00 a.m. to 4:30 p.m., Monday through Friday, during, and including, the months from September to April, and from 8:30 a.m.

to 4:00 p.m Monday through Friday during and including May to August., amounting to thirty-three and three-quarter hours per week.

FRENCH
Adjointe administrative ou adjoint administratif, École des mines Goodman

FONCTIONS

Sous la direction de la responsable des opérations, la personne retenue devra:

Fournir desservices administratifs complets à l'École des mines Goodman, ses programmes et ses parties prenantes, notamment la directrice générale, la directrice associée, la gestionnaire administrative, la coordonnatrice de programmes, le personnel et la population étudiante. Cette personne apportera de l'aide pour la gouvernance et les affaires divisionnaires et internes de l'École, et pour les affaires extérieures de l'Université;
Recevoir et transmettre des informations, répondre aux demandes internes et externes de renseignements, collaborer avec les parties prenantes;
Surveiller, suivre et produire des rapports sur les budgets, la carte d'achat, la petite caisse et les fournisseurs externes. Vérifier l'exactitude et assurer la sauvegarde, la confidentialité et la sécurité conformément aux politiques et règlements de l'Université, y compris enregistrer les demandes d'achat, payer les factures, signaler les problèmes à la gestionnaire administrative;
Annoncer les bourses d'études et apporter de l'aide dans le processus de demandes de bourses d'études du premier cycle et des cycles supérieurs (internes et externes).

Soutien administratif confidentiel et complet à l'École

Organiser des réunions et y participer, réserver des locaux (salles de classe, salles de réunion, etc.);
Aider la directrice associée à préparer les procèsverbaux et à produire et distribuer les documents;
Tenir les fichiers des programmes à jour, apporter de l'aide pour la préparation des rapports sur les subventions;
Collaborer au besoin avec la directrice associée et la gestionnaire administrative.

Budgets des programmes

Préparer et exécuter des transferts et des demandes, préparer les demandes de travaux et les feuilles de temps, etc. en consultation avec la responsable des opérations;
Exécuter toutes autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont confiées.

QUALIFICATIONS

Deux années d'études postsecondaires dans un domaine pertinent;
Un à trois années d'expérience pertinente, de préférence dans un milieu postsecondaire;
Exp