Responsable de L'accueil - Montréal, Canada - Ordre des architectes du Québec

Description

**Sommaire**

Relevant de la direction de l'administration et des ressources humaines, le titulaire du poste est responsable de l'accueil et de la réception de l'Ordre. Il répond aux questions de base relatives à différents sujets, portant sur les conditions d'accès à la profession, l'examen d'admission, les architectes formés à l'étranger et/ou la formation continue. Il est le point de contact de l'Ordre et possède une connaissance approfondie de l'organisation afin de répondre aux questions ou référer les membres aux bons intervenants. Ses mandats sont assignés par la direction de l'administration et des ressources humaines en fonction des besoins de l'Ordre.

**Principales responsabilités**
- Assurer un soutien téléphonique et électronique aux membres de l'Ordre et les guider dans une réponse appropriée à leurs besoins.
- Accueillir et orienter les membres de comités et les visiteurs de l'Ordre.
- Procéder aux commandes de traiteur pour les différents comités et les formations de l'Ordre.
- Transmettre les informations concernant le fonctionnement efficace du système téléphonique.
- Assurer une bonne gestion documentaire et inscrire les informations requises dans la base de données de l'OAQ (Sagemec).
- Offrir un soutien administratif aux différentes directions de l'Ordre.
- Accomplir diverses tâches cléricales:

- Traiter les demandes de signatures électroniques des membres
- Préparer, envoyer, recevoir et distribuer les courriels
- Assurer la tenue impeccable de la réception de l'Ordre
- Tenir à jour le manuel des procédures de la réception
- Effectuer les réservations pour les différentes directions de l'Ordre : hôtel, transport, salle ou autres
- Coordonner les envois par messagerie
- Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau
- Gérer les entrées et les sorties de la petite caisse
- Réaliser toutes autres tâches connexes assignées par la direction de l'administration et des ressources humaines.

**Exigences**
- DEP en bureautique ou toute combinaison d'études avec une expérience pertinente
- 3 à 5 ans d'expérience pertinente
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais écrit et parlé

**Compétences requises**
- Capacité à optimiser son temps dans un environnement où les mandats et les priorités changent souvent, où la gestion documentaire est surtout électronique
- Ponctualité, assiduité et grand intérêt pour le service à la clientèle
- Forte approche clientèle, autonome, joueur d'équipe, esprit d'initiative
- Forte compétence communicationnelle (écoute, tact, diplomatie)

Type d'emploi : Permanent, Temps Plein

Salaire : 41 500,00$ à 52 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- REER Collectif

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel